Несколько лет назад почти у всех была адресная книга, в которой они хранили все свои контакты, а также номера телефонов и адреса. Эти адресные книги были организованы с помощью вкладок с алфавитом, чтобы вы могли легко найти нужный контакт, перейдя на соответствующую вкладку.

С программным обеспечением для работы с электронными таблицами, таким как Google Таблицы, обслуживание и обмен адресными книгами стало проще и эффективнее. Вы можете поделиться адресной книгой с членами семьи, коллегами или членами команды и работать с ней удаленно в режиме реального времени.

Вы можете использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами, чтобы упорядочить список контактов и быстро находить контакты с помощью простой строки поиска.

В этом руководстве мы шаг за шагом покажем вам, как создать шаблон адресной книги Google Таблиц, который вы можете дополнительно настроить в соответствии с вашими требованиями.

Из чего состоит шаблон адресной книги?

Шаблон адресной книги или шаблон списка контактов Google Таблиц состоит из сетки с подробными сведениями о контактах, такими как имя, номер телефона, и адрес электронной почты. Шаблон должен либо автоматически сортировать строки, содержащие контактную информацию, либо, по крайней мере, давать пользователю возможность сортировать их, нажимая кнопку.

Также весьма полезно иметь в шаблоне функцию поиска, чтобы пользователь мог легко находить нужные им контакты без необходимости прокручивать весь список. Это особенно полезно, поскольку ваш список контактов со временем становится больше.

Понимание дизайна шаблона

Шаблон, который мы создадим в этом руководстве, состоит из трех вкладок:

  • Список контактов
  • Отсортированный список контактов
  • Список поиска

Давайте посмотрим, для чего предназначена каждая из этих вкладок:

Вкладка «Список контактов»

Вкладка «Список контактов» предназначена для простого добавления контактов в список. Вы также можете использовать эту вкладку для редактирования существующих контактов или удаления контактов, которые вам не нужны.

Отсортированный список контактов

Вкладка «Сортированный список контактов» просто организует исходный список контактов путем сортировки строк в алфавитном порядке имен.

Эта вкладка связана с вкладкой «Список контактов», поэтому каждый раз, когда вы вносите изменения в исходные данные в списке контактов, содержимое отсортированного списка контактов автоматически обновляется вместе с изменениями, сохраняя при этом сортировку строк.

Вкладка «Список поиска»

Вкладка «Список поиска» предназначена для того, чтобы помочь вам быстро найти контакты с помощью строки поиска. Вы найдете небольшое розовое поле поиска, которое позволяет вам ввести строку поиска на этом листе.

Вы можете искать по имени или части адреса электронной почты. Если какое-либо из этих трех полей соответствует заданной строке поиска хотя бы частично, строка, соответствующая этому контакту, будет отображаться на этой вкладке.

Как создать шаблон адресной книги Google Таблиц / шаблон списка контактов 

Чтобы создать шаблон адресной книги Google Таблиц, мы начнем с создания базовой схемы. Это требует идентификации полей, которые вы хотите включить в свою адресную книгу. Например, в это руководство мы включим следующие поля:

  • Имя
  • Номер телефона
  • Адрес электронной почты
  • Адрес

Мы создаем эти поля вместе с их заголовками на листе, который мы называем «Список контактов».

Мы также добавили базовое форматирование, чтобы чередующиеся строки отображались чередующимися цветами. Это нарушает однообразие, когда вам нужно просмотреть большое количество контактов. Это также гарантирует, что пользователь может легко различать строки при просмотре данных.

Как только базовый скелет будет готов, вы можете приступить к заполнению контактных данных. Затем вы можете отсортировать свои контакты в алфавитном порядке по имени. Есть два способа сделать это. Вы можете явно отсортировать список каждый раз при добавлении нового контакта или автоматически отсортировать список с помощью функции SORT. Автоматически отсортированный список будет сохранен на отдельной вкладке, которая является вкладкой «Сортированный список контактов».

На этой вкладке мы также позаботимся о защите листа, чтобы пользователь случайно не написал поверх него.

Примечание . Любые добавления / удаления / изменения контактов должны выполняться только на вкладке «Список контактов».

Затем мы создаем вкладку «Список поиска». Мы снова создаем базовую схему этой вкладки, которая состоит из указанной ячейки, в которую пользователь вводит строку поиска. Мы также добавляем основные заголовки, под которыми будут отображаться результаты поиска, а также другое базовое форматирование.

Мы снова позаботимся о том, чтобы пользователь не мог вносить изменения в область результатов поиска.

Создание основной схемы списка контактов

Давайте начнем с основного плана нашего списка контактов. Чтобы изменить имя вкладки рабочего листа, просто дважды щелкните имя вкладки рабочего листа и напишите поверх него имя новой вкладки «Список контактов».

Теперь добавьте заголовки полей для списка контактов. Вы можете добавить заголовки полей, показанные на изображении ниже:

Вы также можете разместить свои собственные заголовки в соответствии с вашими требованиями, но вы должны убедиться, что вы используете те же заголовки для отображения ваших данных и на других вкладках.

Форматирование списка для отображения каждой строки чередующимися цветами

Вы можете отформатировать свой список контактов, чтобы строки отображались чередующимися цветами. Для этого вам необходимо выполнить следующие шаги:

  • Выберите все строки, включая строку заголовка до последней строки на листе (обычно это строка 1000).
  • В меню «Формат» выберите «Чередование цветов».

  • Откроется боковая панель «Чередующиеся цвета», где вы можете выбрать форматирование цвета, которое хотите применить. Вы можете выбрать один из стилей по умолчанию или создать свой собственный стиль. Вот стиль, который мы выбрали по умолчанию:

  • Теперь вы должны найти свои ряды в чередующихся оттенках выбранных вами цветов.

Как только основная структура вашего списка контактов создана, вы можете начать добавлять свои контактные данные. Мы создали случайный список контактов, как показано ниже, просто для демонстрации этого урока:

Использование фильтров для сортировки шаблона списка контактов Google Таблиц

На этом этапе вы можете добавить фильтры в свой список контактов, чтобы отсортировать список по имени. Вот шаги, которые вам необходимо выполнить:

  • Выделите все заголовки столбцов вашего списка контактов.
  • В меню «Данные» выберите «Создать фильтр». В качестве альтернативы вы можете нажать кнопку «Создать фильтр» на главной панели инструментов:

  • Это добавит фильтры в ваш набор данных. Фильтры отображаются в виде треугольников рядом с заголовками каждого столбца, как показано ниже:

  • Теперь вы можете сортировать строки по имени. Все, что вам нужно сделать, это щелкнуть фильтр (или стрелку рядом с) заголовком столбца «Имя».
  • Выберите «Сортировать от А до Я», чтобы отсортировать список контактов в алфавитном порядке имен.

Вот как выглядит отсортированный список контактов:

Примечание. Сортировка списка контактов таким способом не очень эффективна, потому что вам нужно будет повторно сортировать список каждый раз, когда вы добавляете, удаляете или редактируете запись. Более эффективным способом было бы иметь отдельную вкладку, которая отображает отсортированный список контактов динамически.

Создание таблицы отсортированного списка контактов

После создания списка контактов вы можете создать новый рабочий лист, в котором будет отображаться отсортированный список контактов. Просто нажмите кнопку «+» рядом с вкладкой рабочего листа, как показано ниже:

Это создаст новый рабочий лист с именем Sheet2.

Измените имя листа на «Сортированный список контактов»:

Снова создайте те же заголовки столбцов, что и на листе списка контактов, и отформатируйте лист с чередованием цветов для удобства чтения.

После этого вы можете добавить формулу для отображения отсортированного списка на этом листе.

Использование функции SORT для создания отсортированного списка контактов

Чтобы создать отсортированный список контактов, вам нужно знать только одну формулу:

=SORT('Contact List'!A2:D,1,TRUE)

В приведенной выше формуле используется функция SORT, которая просто отображает отсортированные данные в диапазоне ячеек, которые начинаются с ячейки, содержащей формулу. Синтаксис функции SORT:

SORT(range, sort_column, is_ascending, [sort_column2, is_ascending2, …])

Здесь,

  • range — это группа ячеек, которую вы хотите отсортировать.
  • sort_column — это столбец, по которому вы хотите отсортировать данные в диапазоне. Обычно это указывается как порядковый номер столбца в заданном диапазоне.
  • is_ascending может иметь значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Он указывает, должны ли ячейки в диапазоне сортироваться в порядке возрастания или убывания sort_column. Значение TRUE указывает на возрастающий порядок, а значение FALSE указывает на убывающий порядок.

Приведенные выше три параметра являются обязательными в функции SORT. Можно добавить дополнительные параметры, чтобы отсортировать диапазон по большему количеству критериев. Поскольку в этом примере нам не нужны эти параметры, мы не будем их рассматривать, но если вам интересно, вы можете просмотреть эту статью, чтобы лучше понять функцию SORT.

В нашей формуле мы указали, что хотим отсортировать все строки, начиная с ячейки A2 и заканчивая последней строкой столбца D (которые находятся на листе с именем «Список контактов»). Мы хотим отсортировать диапазон по столбцу 1 (который в нашем выбранном диапазоне является 1-м столбцом). Мы указали параметр is_ascending как TRUE, потому что мы хотим, чтобы строки были отсортированы в порядке возрастания.

Вставьте эту формулу в ячейку A2 на листе «Сортированный список контактов» и нажмите клавишу возврата. Теперь вы должны увидеть все записи вашего списка контактов, отсортированные по имени на этом листе.

Функция SORT является динамической, поэтому любые изменения, которые вы вносите в исходный список контактов, автоматически обновляются в результате выполнения функции SORT.

Защита вкладки отсортированного списка контактов от случайных изменений

Если вы введете что-либо в ячейку на листе «Сортированный список контактов», это может привести к появлению #REF! error.. Чтобы этого не произошло, вы можете защитить лист, выполнив следующие действия:

  • Щелкните правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа
  • В появившемся контекстном меню выберите «Защитить лист».

  • Откроется боковая панель Защищенные листы и диапазоны.
  • Нажмите кнопку «Установить разрешения».

  • Выберите «Показывать предупреждение при редактировании этого диапазона» и нажмите Готово.

Теперь каждый раз, когда пользователь хочет отредактировать лист, ему будет выдаваться предупреждающее сообщение. Если они выберут «Отмена», изменения будут отменены, а если они выберут «ОК», изменения останутся.

Создание листа списка поиска

Чтобы позволить пользователю искать определенные контакты из списка контактов, вы можете создать третий рабочий лист и назвать его «Список поиска».

Создайте схему этого листа, как показано на изображении ниже:

 

Как видите, на этом листе есть специальная ячейка, в которую пользователи могут вводить свою строку поиска (ячейка B1). Попробуйте выделить эту ячейку среди других, изменив цвет фона.

Под этой ячейкой добавьте те же заголовки, которые вы использовали на двух других листах.

Теперь вы можете начать вводить формулу для отображения строк, соответствующих строке поиска.

Использование функции QUERY для отображения необходимых строк

Чтобы отобразить контакты, соответствующие строке поиска, введенной пользователем (в ячейке B1), вы можете ввести следующую формулу в ячейку A4:

=IFERROR(QUERY('Sorted Contact List'!A2:D, "select * where A contains '"&B1&"' or C contains '"&B1&"'"))

В приведенной выше формуле используется функция QUERY. Эта функция позволяет применять SQL-подобные запросы к заданному диапазону ячеек.

Синтаксис функции QUERY:

QUERY(data, query, [headers])

Здесь,

  • data — это группа ячеек, по которой вы хотите выполнить запрос
  • query — это SQL-подобный запрос, который вы хотите применить к данным.

Указанные выше два параметра являются обязательными в функции QUERY. Для получения дополнительной информации о функции QUERY, вы можете прочитать эту статью.

В нашей формуле мы указали, что хотим, чтобы запрос «выберите *, где A содержит ‘” & B1 & ”’ или C содержит ‘” & B1 & ”’”, чтобы применить к диапазону, начинающемуся от ячейки A2 до последней строки столбца столбца D. (из рабочего листа «Сортированный список контактов»).

Запрос в основном говорит, что мы хотим выбрать все строки из заданного диапазона, где имя или адрес электронной почты содержат строку поиска в B1 в начале, в середине или в конце.

Если функция QUERY не находит совпадающих строк, она может вернуть код ошибки. Чтобы гарантировать, что этот код ошибки не отображается, мы заключаем функцию IFERROR в формулу QUERY.

Вставьте приведенную выше формулу в ячейку A4 на листе «Список поиска» и нажмите клавишу возврата.

Теперь попробуйте ввести строку поиска в ячейку B1 и нажмите клавишу возврата (это может быть часть имени или адреса электронной почты). Вы должны увидеть все совпадающие записи из вашего списка контактов, отсортированные и отображаемые на этом листе.

Защита вкладки списка поиска от случайных изменений

Если вы введете что-нибудь в области результатов функции QUERY, это может привести к # ССЫЛКА! ошибка. Чтобы этого не произошло, вы можете защитить все ячейки листа «Список поиска» (кроме ячейки B1), выполнив следующие действия:

  •  Щелкните правой кнопкой мыши вкладку рабочего листа
  • В появившемся контекстном меню выберите «Защитить лист».
  • Откроется боковая панель Защищенные листы и диапазоны.
  • Установите флажок «За исключением определенных ячеек».

  • Появится поле ввода для ввода диапазона ячеек, которые вы хотите исключить из защиты. Введите B1 в это поле ввода, как показано ниже:

  • Нажмите кнопку «Установить разрешения».
  • Выберите «Показывать предупреждение при редактировании этого диапазона» и нажмите Готово.

Теперь защищен весь лист, кроме ячейки B1, где пользователь может ввести строку поиска.  

Заключение

Мы постарались предоставить вам подробное руководство, которое поможет вам создать собственный шаблон адресной книги Google Таблиц, чтобы вы могли настроить его в соответствии со своими требованиями. Однако, если вы предпочитаете просто загрузить готовый шаблон, а не создавать его с нуля, вы можете скачать наш шаблон по этой ссылке .

Мы надеемся, что с помощью нашего шаблона адресной книги вам будет проще упорядочивать, хранить, находить и делиться своими контактами.

Рекомендуем! Пройти очень эффективный Онлайн-курс «Гугл-таблицы» и «Excel» для начинающих.