Нам часто приходится работать с данными, полученными в виде файла PDF. У вас может быть отсканированная копия важных данных, которые вам необходимо обработать в Google Таблицах, или вы можете захотеть работать с набором данных, полученным от кого-то или загруженным с веб-сайта в формате PDF.

К сожалению, нет возможности напрямую открыть PDF-файл в Google Таблицах или преобразовать его в формат, который можно обработать на листе Google.

Однако есть способы косвенно перенести ваши данные в таблицу Google.

В этом руководстве мы обсудим различные способы преобразования файлов PDF в формат Google Таблиц .

Как конвертировать файлы PDF в Google Таблицы

На данный момент существует два основных способа конвертировать файлы PDF в формат Google Таблиц:

  • Используя другие приложения Google, такие как Google Диск, Google Docs.
  • Используя сторонние приложения или онлайн-инструменты.

Давайте рассмотрим каждый из этих методов по очереди.

Использование Документов Google для преобразования PDF в Google Таблицы

Допустим, у вас есть следующий PDF-файл, сохраненный где-то на жестком диске вашего компьютера.

Если вы хотите открыть этот файл в Google Таблицах, вам нужно сделать следующее:

  • Перейдите на свой Google Диск (drive.google.com).
  • Перейдите в New-> File Upload.
  • Теперь вы должны увидеть диалоговое окно «Загрузка файла», в котором вы можете выбрать папку, из которой хотите загрузить файл PDF.
  • Дважды щелкните имя вашего PDF-файла.
  • Ваш файл должен начать загрузку, и вы можете увидеть это в поле в правом нижнем углу окна браузера.
  • Как только файл будет загружен, появится сообщение «1 загрузка завершена».
  • Щелкните имя вашего PDF-файла.
  • Файл откроется во всплывающем окне на той же вкладке.
  • Нажмите «Открыть с помощью», а затем «Документы Google».
  • Это откроет PDF-файл в Документах Google.
  • Выберите часть PDF-файла, с которой вы хотите работать, и скопируйте ее (нажав CTRL + C).
  • Откройте файл Google Таблиц, выберите ячейку, в которую вы хотите поместить содержимое файла PDF, и нажмите CTRL + V, чтобы вставить.

Теперь содержимое таблицы вашего PDF-файла должно быть видно в Google Таблицах, и впоследствии вы можете работать с этими данными по мере необходимости.

Однако при использовании этого метода следует отметить несколько важных моментов:

  • Если данные в файле PDF хранятся в виде открытого текста, а не в виде таблицы со строками и столбцами, этот метод может не работать.
  • Когда вы вставляете данные из PDF-файла в Google Таблицы, вы также можете ввести скрытые ячейки таблицы или символы.

Если данные представлены в виде обычного текста, вам может потребоваться сначала преобразовать данные в формат CSV.

Преобразование PDF в CSV и последующее открытие в Google Таблицах

Это может быть немного долгим процессом и потребует немного больше усилий с вашей стороны.

Вот шаги, которые вам нужно выполнить, если вы столкнетесь с таким файлом PDF:

Используйте Google Диск для загрузки файла:

  • Зайдите на свой Google Диск
  • Перейдите в New-> File Upload.
  • Теперь вы должны увидеть диалоговое окно «Загрузка файла», в котором вы можете выбрать папку, из которой хотите загрузить файл PDF.
  • Дважды щелкните имя вашего PDF-файла.
  • Ваш файл должен начать загрузку, и вы можете увидеть это в поле в правом нижнем углу окна браузера.
  • Как только файл будет загружен, появится сообщение «1 загрузка завершена».
  • Щелкните имя вашего PDF-файла.
  • Файл откроется во всплывающем окне на той же вкладке браузера.

Используйте Google Таблицы, чтобы сохранить файл как текстовый файл (.txt)

  • Нажмите «Открыть с помощью», а затем «Документы Google».
  • Это откроет PDF-файл в Документах Google.
  • Если вы видите содержимое таблиц в виде открытого текста, вам нужно будет преобразовать содержимое в формат, разделенный запятыми. Обратите внимание, что содержимое каждой ячейки разделено пробелом. Нам нужно воспользоваться этим и преобразовать все пробелы в запятые.
  • Нажмите CTRL + H, чтобы открыть диалоговое окно «Найти и заменить».
  • В поле ввода рядом с «Найти» введите пробел (просто нажав пробел на клавиатуре).
  • В поле ввода рядом с «Заменить на» введите запятую «,».
  • Нажмите кнопку Заменить все. Это заменит все символы пробела запятыми.
  • Закройте диалоговое окно.
  • Теперь у нас есть файл, разделенный запятыми.
  • В нашем примере файла нам может потребоваться внести некоторые изменения, поскольку файл уже содержал значения, разделенные запятыми, в последнем столбце таблицы. При преобразовании в Google Таблицы это может рассматриваться как отдельная ячейка. Поэтому для нашего удобства мы удалили запятые между последними тремя значениями (все принадлежат последнему столбцу) каждой строки. Мы заменили запятые на пробел, как показано ниже:
  • Загрузите файл в виде файла с открытым текстом (.txt), выбрав Файл -> Загрузить -> Открытый текст (.txt).

Используйте Блокнот, чтобы сохранить файл как файл значений, разделенных запятыми (.csv)

  • После загрузки текстовой версии файла откройте ее в блокноте.
  • Перейдите в Файл-> Сохранить как.
  • В диалоговом окне «Сохранить как» введите имя файла, а затем .csv, поскольку мы хотим сохранить файл в формате значений, разделенных запятыми.
  • Щелкните Сохранить.

Теперь осталось только открыть файл CSV в Google Таблицах.

Используйте Google Таблицы, чтобы открыть файл CSV

  • В браузере откройте Google Таблицы, набрав в адресной строке браузера sheet.google.com.
  • Перейдите в Файл-> Открыть (или просто нажмите сочетание клавиш CTRL + O).
  • Откроется диалоговое окно «Открыть файл».
  • Выберите вкладку «Загрузить» и нажмите кнопку с надписью «Выберите файл с вашего устройства».
  • Дважды щелкните CSV-версию файла в соответствующей папке.
  • Теперь содержимое вашей таблицы загрузится в Google Таблицы.

Вы заметите, что каждое значение, разделенное запятыми, теперь занимает отдельные ячейки в Google Таблицах. Теперь вы можете работать с содержимым файла и обрабатывать данные по мере необходимости.

Примечание : вам может потребоваться немного больше работы, чтобы очистить данные, удалив лишние пустые ячейки, удалив скрытые или неразборчивые символы, форматируя значения даты и т. Д.

Использование сторонних приложений / онлайн-инструментов для преобразования PDF в Google Таблицы

Несмотря на то, что Google Таблицы не предоставляют простой способ конвертировать файлы PDF в формат, который понимает Google Таблицы, существует ряд приложений и онлайн-инструментов, позволяющих сделать это быстро и легко.

В этом разделе мы обсудим некоторые из этих инструментов.

Использование Google Workspace Marketplace (PDF Tables Extractor) для преобразования PDF в Google таблицы

PDF Tables Extractor — это приложение Google, предназначенное для извлечения таблиц из файла PDF. Оно извлекает все таблицы в файле, сохраняя структуру строк и столбцов таблиц.

Затем он преобразует файл в формат CSV, который вы можете напрямую редактировать. Он также отображает извлеченную (и отредактированную) таблицу в виде таблицы HTML в браузере. Вы можете легко скопировать эту таблицу напрямую в Google Таблицы.

Это приложение можно использовать для извлечения таблиц из файлов PDF как на вашем диске Google, так и на локальном жестком диске.

Вот шаги, которые вам нужно выполнить, чтобы использовать PDF Tables Extractor для преобразования вашего PDF-файла в Google Таблицах:

  • Откройте файл PDF на Google Диске
  • Нажмите кнопку вверху с надписью «Открыть с помощью».
  • В появившемся раскрывающемся меню выберите параметр «+ Подключить другие приложения».
  • Это откроет Google Workspace Marketplace, где вы сможете найти нужные вам приложения.
  • В строке поиска вверху введите «pdf table extractor».
  • Выберите приложение PDF Table ExtractorApp из появившихся опций приложения.
  • Нажмите на кнопку «Установить».
  • Вам будет предложено разрешение на установку PDF Tables Extractor. Щелкните Продолжить.
  • Затем вас попросят подтвердить, хотите ли вы разрешить PDF Extractor добавлять себя на Google Диск. Щелкните Разрешить.
  • Теперь вам будет предложено подтвердить, хотите ли вы просматривать и управлять файлами и папками Google Диска, которые вы открыли или создали с помощью этого приложения. Щелкните Разрешить.
  • Еще раз нажмите Разрешить.
  • Теперь вы должны увидеть сообщение в левом нижнем углу окна браузера, в котором говорится, что «PDF Tables Extractor подключен».
  • Еще раз нажмите кнопку сверху с надписью «Открыть с помощью».
  • В появившемся раскрывающемся меню на этот раз выберите средство извлечения таблиц PDF.
  • Приложение должно открыться.
  • В левой части окна нажмите кнопку с надписью «Открыть файл с диска Google».
  • Выберите PDF-файл, который нужно преобразовать, нажмите «Выбрать» и подождите, пока файл загрузится в приложение.
  • Когда загрузка завершится, вы увидите имя файла в верхней части окна приложения. Кнопка «Стоп» также будет отключена.
  • После загрузки файла в приложение нажмите кнопку «Начать, извлечь таблицы».
  • Это преобразует ваш PDF-файл в формат CSV. Когда обработка будет завершена, кнопка «Стоп» снова станет недоступной, и вы увидите, что слово «Завершено» отображается зеленым цветом рядом с кнопкой «Стоп».
  • Вы также увидите HTML-версию файла в формате таблицы HTML ниже.
    Теперь вы можете скопировать эту таблицу, после чего сразу вставить ее в Google Таблицы.

Использование Online2pdf для преобразования PDF в Google Таблицы

Online2pdf — это бесплатный онлайн-инструмент, который позволяет редактировать, конвертировать и сжимать файлы PDF. Самое замечательное в этом инструменте то, что он может работать как с собственными, так и с отсканированными файлами PDF.

Это означает, что независимо от того, находится ли содержимое в формате таблицы или в виде обычного текста, инструмент поможет вам быстро извлечь, преобразовать и экспортировать его в Google Таблицы.

Вот шаги, которые вам необходимо выполнить, чтобы использовать Online2pdf для преобразования вашего PDF-файла в Google Таблицы:

  • В браузере перейдите по адресу https://online2pdf.com/.
  • Нажмите кнопку «Выбрать файлы».
  • Перейдите в папку на жестком диске, содержащую PDF-файл, который вы хотите преобразовать.
  • Дважды щелкните имя файла.
  • Это импортирует файл в веб-приложение.
  • Теперь в раскрывающемся списке рядом с «преобразовать в:» выберите «Excel 2007-2019 (*. Xlsx)».
  • Щелкните по кнопке Convert.
  • Подождите, пока файл будет загружен и обработан.
  • После завершения обработки загрузка файла начнется автоматически.
  • Сохраните файл на свой жесткий диск.
  • Когда вы закончите загрузку файла .xlsx, вы можете продолжить и загрузить его в Google Таблицы.

Помимо этого, существует ряд других онлайн-инструментов, которые помогут вам быстро преобразовать файлы PDF в формат, который можно использовать и редактировать в Google Таблицах .

Некоторые из этих сайтов включают Convertpdf2excel (https://pdfchef.com/pdf-to-excel.html), Altoconvertpdftoexcel (https://altoconvertpdftoexcel.com/) и многие другие.

Быстрый поиск в Google предоставит вам ряд других вариантов. Вы можете выбрать наиболее удобную для вас платформу и быстро выполнить свою работу.

Мы надеемся, что это руководство было для вас полезным.

Рекомендуем! Пройти очень эффективный Онлайн-курс «Гугл-таблицы» и «Excel» для начинающих.