Раньше сотрудничество с другими людьми могло быть невероятно неприятным. Вы открываете документ, и везде будут изменения — удаления, дополнения и модификации. Вы не знаете, что редактировали и почему. Возможно, вы даже потеряли данные навсегда.

Сегодня есть простое решение: отслеживание изменений. Когда вы отслеживаете изменения в Google Таблицах, вы можете видеть, какие изменения были внесены, когда и кем. Но нет единого простого способа отслеживать изменения в Google Таблицах, поэтому вам придется использовать несколько разных методов.

Зачем вам отслеживать изменения в Google Таблицах?

Отслеживание изменений позволяет увидеть, какие изменения произошли и когда. Затем вы можете вернуться к предыдущей информации.

В Документах Google можно просто выбрать «Отслеживать изменения». С этого момента каждое изменение помечается как «Предложение» до тех пор, пока оно не будет разрешено. В Google Таблицах нет такой функции. Вместо этого вам нужно отслеживать изменения, используя несколько других функций:

  • Вы можете получать уведомления, когда происходят изменения.
  • Вы можете увидеть историю изменений ячейки.
  • Вы можете увидеть полную историю версий документа.
  • Вы можете защитить определенные листы или диапазоны данных от изменений.

Вместе эти функции позволяют получать уведомления об изменениях, видеть изменения и предотвращать изменения. Хотя это может быть не так элегантно, как просто щелкнуть «Отслеживать изменения», на самом деле это очень гибкое решение.

Как отслеживать изменения в Google Таблицах

Допустим, некоммерческая организация пытается разделить свой бюджет между тремя людьми и хочет убедиться, что любые изменения видны. Отказ от предоставления общего доступа к документу — это не вариант; каждый должен работать над этим сразу.

Вы должны начать с защиты любых листов, которые не хотите менять. Затем вы включите уведомления. Наконец, вы должны поделиться документом с людьми, с которыми хотите им поделиться.

Если в какой-то момент вы заметили изменения, с которыми не согласны, вы можете использовать историю версий, хранящуюся в Google Таблицах, чтобы отменить внесенные изменения.

1. Защитите свой лист от изменений

Перед тем, как предоставить общий доступ к листу, возможно, на нем есть области, которые вы хотите защитить. В этом случае вы можете захотеть, чтобы все могли видеть бюджет и добавлять транзакции, но вы можете не захотеть, чтобы они редактировали инструкции в верхней части страницы.

  • Выделите ячейки, которые хотите защитить.
  • Щелкните Инструменты -> Защитить лист.
  • Щелкните «Диапазон».
  • Нажмите «Установить разрешения».

Здесь у вас есть два варианта:

  • Показывать предупреждение при редактировании диапазона.  Каждый раз, когда кто-то пытается отредактировать ячейку в этом диапазоне, он будет получать предупреждение, предупреждающее их не делать этого. Важно отметить, что они могут переопределить это предупреждение, если захотят. Это используется для мягких предупреждений, которые можно игнорировать.
  • Ограничьте круг лиц, которые могут редактировать этот диапазон. Вы можете разрешить редактирование только себе или другим людям. Например, если у вас есть другой администратор, вы можете захотеть, чтобы и вы, и они могли редактировать эти ячейки.

Вы можете защитить либо весь лист в документе, либо отдельные столбцы. В любой момент вы можете перейти в «Защитить лист», чтобы просмотреть уже установленные защищенные листы и диапазоны.

2. Измените правила уведомлений.

Теперь вы хотите получать уведомления о любых изменениях в вашем листе. Нажмите «Инструменты -> Правила уведомлений».

Правила уведомления состоят из двух частей:

  • Когда вы должны быть уведомлены.  Это может быть установлено как «Произведены любые изменения». или «Пользователь отправляет форму». В этом случае мы отслеживаем изменения. Итак, мы хотим выбрать «Все изменения внесены».
  • Как вы должны быть уведомлены.  Это может быть либо «Электронная почта — ежедневный дайджест», либо «Электронная почта — сразу». Это зависит от ваших личных предпочтений. Если изменений будет много, ежедневный дайджест — лучшее решение. Но если вам нужны срочные уведомления, лучше сразу.

Теперь вы получите уведомление по электронной почте, когда будут внесены изменения, и вы сможете ссылаться на эти электронные письма, чтобы отслеживать изменения.

Когда бы вы не хотели получать уведомление? Если вас не беспокоит, когда будут внесены изменения, но вы просто хотите иметь возможность вернуться к предыдущим версиям, вы можете сделать это через историю версий.

3. Поделитесь своим документом

Конечно, вы также можете отслеживать изменения, даже если вы не предоставляете общий доступ к своему документу. Но отслеживание изменений обычно наиболее полезно, когда вы делитесь документом с другими. Когда вы поделитесь своим документом с другими, вы увидите, кто внес какие изменения.

Вы можете поделиться документом двумя способами:

  • Вы можете отправить документ конкретным людям.  Как правило, это наиболее безопасный вариант.
  • Вы можете отправить ссылку на документ людям. Вы можете либо ограничить это (для определенных людей), либо сделать так, чтобы любой, у кого есть ссылка, мог редактировать ее.

Вы также можете установить разрешения несколькими способами:

  • Зрители могут просматривать документ, но не могут вносить изменения.
  • Комментаторы могут комментировать документ, но не могут вносить изменения.
  • Редакторы могут редактировать документ; это может быть опасно.

После того, как вы поделились документом, вы должны начать получать обновления, когда кто-либо редактировал документ.

4. Проверка истории документа

Теперь вы настроили электронную почту для любых изменений, внесенных в лист. Но что, если вам интересно узнать об определенной области листа? Было бы больно пытаться просмотреть историю версий, чтобы увидеть, когда были внесены изменения в конкретную ячейку.

С этой целью в Google Таблицах есть новая функция, которая может отображать историю ячейки.

  • Выберите ячейку.
  • Щелкните ячейку правой кнопкой мыши.
  • Выберите «Показать историю изменений».

Теперь вы увидите всю историю ячейки. В этой истории будут отображаться только изменения значения ячейки, но не изменения форматирования, как в Google Doc. Но это позволит вам вернуться к предыдущим значениям ячеек по одному.

5. Возврат к предыдущим версиям документа

Помимо возможности видеть историю редактирования определенной ячейки, вы также можете выбрать просмотр предыдущих версий документа. Просто перейдите в «Файл -> История версий -> Просмотреть историю версий».

На панели истории версий вы можете увидеть предыдущие версии файла, включая текущую. Затем вы можете выбрать предыдущую версию и восстановить ее, присвоить ей имя или сделать копию.

Вы можете периодически сохранять версии, давая им имена. Затем вы можете вернуться к этим версиям, если внесены изменения, которые вам не нужны. Вы также можете выбрать отображение только названных версий, что упрощает возврат к определенным файлам.

Отслеживание и возврат изменений в Google Таблицах

Google Таблицы предоставляют вам несколько методов отслеживания и отмены изменений.

Чтобы отслеживать изменения, вы можете:

  • Просмотрите историю версий документа.
  • Щелкните ячейку правой кнопкой мыши, чтобы просмотреть ее индивидуальную историю.
  • Получайте уведомления о внесении изменений.

Чтобы отменить изменения, вы можете:

  • Запретить изменение определенных ячеек.
  • Вернитесь к предыдущим версиям документа.
  • Вручную верните в ячейки предыдущие значения.

Хотя это немного привередливо, возможность отслеживать изменения в Google Таблицах и просматривать историю ячеек чрезвычайно полезна. Если вы работаете над какими-либо важными документами, вам нужно будет получать уведомления об изменениях — в противном случае лист может очень быстро выйти из-под контроля. А отслеживая историю версий, вы можете быть уверены, что данные никогда не потеряны. Мы надеемся, что теперь вы лучше понимаете, как отслеживать изменения в Google Таблицах.

Рекомендуем! Пройти очень эффективный Онлайн-курс «Гугл-таблицы» и «Excel» для начинающих.