Диаграмма Ганта может быть мощным инструментом, помогающим руководителям проектов делиться задачами и распределять их среди членов команды. Это также помогает им контролировать прогресс и отслеживать выполнение проектов. Диаграммы Ганта в настоящее время становятся все более популярными, особенно с учетом того, что все больше и больше компаний работают онлайн и удаленно.

В этом уроке мы собираемся обсудить два разных способа создания диаграмм Ганта в Google Таблицах. Мы также покажем вам, как с нуля создать простой шаблон диаграммы Ганта, которым вы можете легко поделиться или загрузить.

Для чего используются диаграммы Ганта?

Диаграммы Ганта используются для наглядной визуализации расписания проекта. Эти задачи представлены на диаграмме Ганта в виде временной шкалы. Каждое действие представлено в виде полосы. Положение и длина полосы представляют дату начала, продолжительность и дату окончания действия / задачи.

Это помогает всем сразу увидеть:

  • Действия в проекте
  • Относительная продолжительность каждого вида деятельности
  • В каких точках действия пересекаются и насколько
  • Минимальные сроки сдачи проекта

Что наиболее важно, диаграмма Ганта помогает определить критический путь. Это последовательность задач, которые необходимо выполнить вовремя, чтобы проект мог быть выполнен вовремя.

Вы можете использовать диаграмму Ганта, чтобы держать команды и заинтересованные стороны в курсе прогресса. Все, что вам нужно сделать, это обновить диаграмму, чтобы отразить изменения в расписаниях и то, как эти изменения влияют на другие задачи в проекте.

Как сделать диаграмму Ганта в Google Таблицах

Диаграмма Ганта в основном состоит из столбцов, отражающих начало, продолжительность и конец задач в разных проектах. Левая часть диаграммы (или шаблона) обычно состоит из списка действий в каждом проекте, а верхняя часть отображает подходящую шкалу времени.

В Гугл Таблицах вы можете создать диаграмму Ганта тремя способами:

  • Использование гистограммы с накоплением
  • Использование встроенного шаблона
  • Создание шаблона с нуля

Создание диаграммы Ганта с помощью столбчатой ​​диаграммы с накоплением

В Google Таблицах пока нет возможности создать диаграмму Ганта, но есть обходной путь. Вы можете использовать линейчатую диаграмму с накоплением, которую предлагает Google Таблицы, и настроить ее для создания диаграммы Ганта!

Вот как:

Прежде чем мы создадим диаграмму Ганта, нам нужно ввести график проекта.

  • Сделайте три столбца со следующими заголовками:
    • Название задачи
    • Дата начала
    • Дата окончания

  • Заполните ячейки каждого из этих столбцов соответствующими сведениями о задаче. Если вы хотите просто попрактиковаться, вы можете использовать воображаемые задачи, показанные на скриншоте ниже:

  • Затем создайте новую таблицу с тремя заголовками столбцов сразу после последней строки или задачи. Пусть у этих столбцов будут следующие заголовки:
    • Название задачи
    • День начала
    • Продолжительность

  • Скопируйте те же задачи в эту новую таблицу.

  • В первой ячейке под столбцом «День начала» (ячейка B8 в нашем примере) введите формулу: = INT (B2) -INT ($ B $ 2).
  • Перетащите маркер заполнения вниз, чтобы скопировать приведенную выше формулу во все другие ячейки в столбце B второй таблицы. Это поможет выяснить, через сколько дней с даты начала должно начинаться выполнение каждой задачи.

  • В первой ячейке под столбцом Продолжительность (ячейка C8 в нашем примере) введите формулу: = C2-B2.
  • Перетащите маркер заполнения, чтобы скопировать приведенную выше формулу во все другие ячейки в столбце C второй таблицы. Это поможет определить продолжительность каждой задачи (вычислив разницу между днем ​​завершения задачи и днем ​​ее начала).

Теперь мы готовы создать диаграмму Ганта. Обратите внимание, что для создания диаграммы мы будем использовать только вторую таблицу, поскольку в ней есть все, что нам нужно.

  • Выберите вторую таблицу на листе (в нашем примере ячейки A7: C11).
  • В меню «Вставка» выберите параметр «Диаграмма».

  • Google Таблицы обычно пытаются спрогнозировать лучшую диаграмму, которая соответствует вашим данным, поэтому вы должны автоматически видеть отображаемую гистограмму с накоплением. В противном случае щелкните созданную диаграмму и в редакторе диаграмм на правой боковой панели выберите столбчатую диаграмму с накоплением в раскрывающемся меню в разделе «Тип диаграммы».

  • Вы заметите, что у вашей гистограммы с накоплением есть два раздела: один для дня начала (синий), а другой — для продолжительности (красный). Мы хотим сделать часть столбцов «Начальный день» прозрачной, чтобы она начинала напоминать настоящую диаграмму Ганта.

  • Для этого дважды щелкните любую полосу «Начальный день» (в данном случае синюю часть полосы). Вы должны увидеть все столбцы начального дня на графике выделенными.

  • В редакторе диаграмм выберите вкладку «Настроить».

  • В разделе «Серии» убедитесь, что в раскрывающемся меню под словом «Серии» выбрано «День начала».

  • Щелкните раскрывающийся список под Непрозрачностью заливки и выберите 0%. Это сделает части начального дня гистограммы полностью прозрачными (или невидимыми).

Теперь ваша диаграмма должна напоминать диаграмму Ганта.

Этот метод помогает создать довольно простую диаграмму Ганта, используя только основы. Вы, конечно, можете расширить его, добавив больше задач, новых проектов или дополнительных функций.

Создание диаграммы Ганта с помощью встроенного шаблона

Если вам нужна более продвинутая диаграмма Ганта, которая отображает статус задачи, процент выполнения задачи и т. Д., Тогда вам может подойти встроенный шаблон диаграммы Ганта. Smartsheet предоставляет несколько бесплатных шаблонов Google Таблиц, в том числе один для диаграммы Ганта.

Чтобы использовать этот шаблон, выполните следующие действия:

  • В меню «Файл» выберите «Создать» -> «Из шаблона».

  • Это откроет галерею шаблонов Google Таблиц.

  • В разделе «Управление проектом» выберите «Диаграмма Ганта».

  • Щелкните миниатюру, чтобы открыть шаблон.

Теперь вы можете начать вводить информацию о своих проектах и ​​задачах. Вы также можете дополнительно настроить шаблон в соответствии со своими требованиями.

Вы заметите, что этот шаблон не автоматизирован. Другими словами, область диаграммы Ганта не отражает автоматически даты начала и окончания. Вам необходимо физически изменить цвет заливки отдельных блоков ячеек в соответствии с длительностью.

Теперь вы можете настроить существующий шаблон, чтобы автоматизировать некоторые вещи. Однако иногда проще создать новый шаблон с нуля, чем пытаться исправить существующий.

Создание шаблона диаграммы Ганта с нуля в Google Таблицах

Возможно, вам будет сложно работать с шаблоном, предоставленным Google Таблицами, и вы предпочтете создать свой собственный, чтобы вы могли настроить его в соответствии со своими требованиями. В этом разделе руководства мы покажем вам, как это сделать.

Теперь мы собираемся создать действительно простой шаблон диаграммы Ганта, который поможет вам легко и эффективно отслеживать ваши задачи.

Чтобы создать шаблон диаграммы Ганта, мы начинаем с создания базового каркаса или схемы листа, в котором мы создаем слоты для дней, названия задач, дату начала, дату окончания, продолжительность и т. Д. Нам также нужно добавить слоты для основных такие сведения, как название компании, руководитель проекта и название проекта.

Затем мы добавляем в формулы для расчета продолжительности, дней и дней недели. После этого мы используем условное форматирование, чтобы выделить столбцы, соответствующие выходным дням. Мы также используем условное форматирование для отображения фактической диаграммы Ганта. Чтобы помочь пользователю визуализировать процент выполнения каждой задачи, мы можем использовать условное форматирование с помощью цветовой шкалы.

После того, как основной каркас будет готов, мы можем начать заполнение основных деталей, а затем начать вводить заголовок каждой задачи, дату начала, дату окончания и запись владельца задачи. Как только это будет сделано, лист автоматически рассчитает продолжительность и отобразит диаграмму Ганта, заполнив соответствующие ячейки темно-синим цветом.

Как только вы измените дату начала или окончания задачи проекта, диаграмма Ганта автоматически обновится, чтобы отразить это изменение.

Давайте рассмотрим каждый процесс шаг за шагом.

Создание базовой схемы шаблона диаграммы Ганта

Начнем с основного контура или скелета шаблона. Вот как это должно выглядеть:

Вы можете создать эту схему самостоятельно или просто скопировать схему, которую мы создали для вас:

Щелкните здесь, чтобы просмотреть схему шаблона диаграммы Ганта .

Чтобы использовать этот шаблон, нажмите Файл-> Сделать копию после открытия ссылки. Это позволит вам отредактировать и сохранить лист как свой.

Обратите внимание, что в схеме уже есть несколько фиктивных значений для начальной и конечной даты. Вы можете изменить их в соответствии с вашими требованиями.

Добавление формулы для продолжительности задачи

Давайте начнем с заполнения столбца F формулой, которая автоматически отобразит количество дней, в течение которых задача должна быть выполнена. Для этого введите в ячейку F10 следующую формулу:

=INT(E10)-INT(D10)+1

Затем используйте маркер заполнения, чтобы скопировать формулу в остальные ячейки столбца F.

Использование условного форматирования цветовой шкалы для процентного заполнения столбца

Столбец процента выполнения (столбец G) позволит вам указать, какая часть данной задачи была выполнена. Здесь мы используем условное форматирование цветовой шкалы, чтобы каждая ячейка столбца показывала более темный цвет по мере увеличения процента выполненных работ, при этом 0% — это полностью белый цвет, а 100% — полностью темно-голубой.

Для этого выполните следующие действия:

  • Выделите ячейки столбца G, начиная с ячейки G10 до конца.
  • В меню «Формат» выберите «Условное форматирование».

  • Это откроет справа боковую панель правил условного формата.

  • Выберите вкладку Цветовая шкала.

  • Нажмите на шкалу цветовой шкалы в разделе «Предварительный просмотр» и выберите вариант «от белого к зеленому», как показано на снимке экрана ниже:

  • Вы также должны увидеть три раскрывающихся списка под Minpoint, Midpoint и Maxpoint. В каждом раскрывающемся списке выберите параметр «Процент».

  • Щелкните Готово.

Теперь каждая ячейка в этом столбце будет заполнена соответствующим цветом на цветовой шкале в зависимости от введенного вами процента. Попробуйте ввести несколько процентных значений, чтобы увидеть, как меняются цвета заливки ячеек.

Заполнение последовательности дней

Теперь давайте автоматизируем лист для отображения последовательности дней в зависимости от даты начала первой задачи в проекте.

Это означает, что если дата в ячейке D10 — 3/12/2021, тогда у вас будут ячейки с H8 по AL8, отображающие дни с 1 по 31, поскольку в марте 31 день. Точно так же, если ED10 — 4/12/2021, тогда у вас будут ячейки с H8 по AK8, отображающие дни с 1 по 30, поскольку в апреле 30 дней.

Мы хотим начать с первого числа месяца. Это означает, что если дата в ячейке D10 — 3/12/2021, мы хотим начать отсчет с первого дня марта. Для этого мы используем следующую формулу в ячейке H8:

= EOMONTH (D10; -1) +1

Приведенная выше формула возвращает первый день месяца, указанного в ячейке D10. Здесь EOMONTH находит последний день предыдущего месяца (поскольку мы указали -1 в качестве второго параметра), а затем добавляет к нему 1, чтобы получить первый день данного месяца.

Функция EOMONTH возвращает фактическое значение DATE, но мы хотим видеть только день в ячейке, а не всю дату. Таким образом, мы можем отформатировать ячейку, перейдя в Формат-> Число-> Дополнительные форматы-> Пользовательский числовой формат, а затем набрав «d» в поле ввода, прежде чем нажимать кнопку «Применить».

Вот результат, который мы видим в ячейке H8:

Теперь мы хотим отобразить остальные дни месяца, просто добавив один день к предыдущей ячейке. Это очень просто. Просто введите следующую формулу в ячейку I8:

= H8 + 1

Затем перетащите маркер заполнения этой ячейки вправо, чтобы формула скопировалась в остальные ячейки в строке 8.

Теперь мы можем заполнить дни недели. Мы хотим, чтобы дни недели менялись в соответствии с соответствующими датами в строке 8 (в зависимости от даты начала, введенной в ячейку D10).

Итак, если дата начала в D10 — 3/12/2021, тогда у вас будут дни недели, начиная с понедельника, поскольку 1 марта 2021 года — понедельник.

Вот формула, которую мы используем в ячейке H9 для отображения дня недели, упорядоченного в соответствии с соответствующей датой в строке 8:

=LEFT(TEXT(H8,"ddd"),1)

Приведенная выше формула преобразует дату в ячейке H8 в форму дня недели с помощью функции TEXT, а затем извлекает только первую букву из имени дня с помощью функции LEFT и передачи 1 в качестве второго параметра.

Итак, если D10 содержит дату 3/12/2021, то вот разбивка того, что возвращает вышеуказанная функция:

=LEFT(TEXT(H8,"ddd"),1)
=LEFT(“Mon”,1)
=”M”

Теперь все, что вам нужно сделать, это перетащить эту формулу вправо, чтобы скопировать ее по горизонтали в остальные ячейки в строке 9.

Использование условного форматирования для выделения столбцов выходных дней

Пришло время выделить интервалы выходных дней в области диаграммы Ганта голубым фоном. Для этого мы используем условное форматирование.

Следуйте инструкциям ниже:

  • Выберите область диаграммы Ганта. В нашем примере мы выбрали ячейки в диапазоне от H10 до BR22.  
  • Перейдите в Формат-> Условное форматирование.
  • При этом справа откроется боковая панель правила условного формата.
  • Щелкните раскрывающееся меню в разделе «Форматировать ячейки, если…» и выберите «Пользовательская формула».

  • Новое поле ввода появится чуть ниже раскрывающегося списка. Введите в это поле формулу = H $ 9 = «S».

  • В разделе «Стиль форматирования» выберите форматирование, которое вы хотите применить к ячейкам выходного дня. Мы устанавливаем цвет заливки на голубой.

  • Щелкните Готово.

Вы заметите, что все столбцы, соответствующие субботам и воскресеньям, выделены голубым цветом.

Объяснение формулы

Формула, которую мы использовали в поле ввода «Пользовательская формула», довольно проста:

= H $ 9 = "S"

Она просто проверяет, является ли соответствующая ячейка в строке 9 (день недели) буквой «S» (поскольку суббота и воскресенье начинаются с буквы «S»). Если условие выполняется, ячейка выделяется голубым цветом.

Автоматическое создание диаграмм Ганта для каждой задачи (на основе дат начала и окончания)

Теперь мы можем автоматизировать фактическую область диаграммы Ганта для отображения столбцов диаграммы Ганта на основе дат начала и окончания каждой задачи.

Мы снова будем использовать для этой цели условное форматирование и просто добавим новое правило к тому же набору ячеек.

Вот шаги, которые вам необходимо выполнить:

  • Выберите область диаграммы Ганта. В нашем примере мы выбрали ячейки в диапазоне от H10 до BR22.  
  • Перейдите в Формат-> Условное форматирование.
  • При этом справа откроется боковая панель правила условного формата.
  • Нажмите «Добавить другое правило».

  • Щелкните раскрывающееся меню в разделе «Форматировать ячейки, если…» и выберите «Пользовательская формула».
  • Новое поле ввода появится чуть ниже раскрывающегося списка. Введите формулу = И (H $ 8> = $ D10, H $ 8 <= $ E10) в это поле ввода.

  • В разделе «Стиль форматирования» выберите форматирование, которое вы хотите применить к ячейкам выходного дня. Мы устанавливаем цвет заливки на темно-синий.

  • Щелкните Готово.

Теперь вы должны увидеть, как диаграммы Ганта для каждой задачи автоматически обновляются в зависимости от даты начала и окончания в столбцах D и E соответственно.

Мы хотим наложить форматирование диаграммы Ганта (темно-синий) поверх форматирования выходных дней (светло-синий).

Для этого щелкните в любом месте области диаграммы Ганта. На боковой панели «Правила условного формата» вы увидите правило форматирования для выходных дней, за которым следуют правила форматирования диаграммы Ганта под ним.

 Наведите указатель мыши на второе правило, пока не увидите три вертикальные точки с левой стороны правила, а указатель мыши не превратится в четырехконечную стрелку. На этом этапе перетащите второе правило вверх, чтобы оно было перед первым правилом:

Теперь ваша диаграмма Ганта должна появиться наверху, как показано на изображении ниже:

Объяснение формулы

Формула, которую мы использовали для условного форматирования:

= И (H $ 8> = $ D10, H $ 8 <= $ E10)

Эта формула проверяет, находится ли дата в 8-й строке каждого столбца в пределах соответствующих дат начала и окончания задачи. Итак, если мы находимся в ячейке H10, мы проверяем, больше ли дата в H8 или равна дате в ячейке D10, а также меньше ли она или равна дате в ячейке E10. Поскольку одно из этих двух условий не выполняется (дата 3/1/15 меньше значения в ячейке D10), ячейка H10 не будет отформатирована темно-синим цветом.

Точно так же, если мы находимся в ячейке T10, мы проверяем, больше ли дата в T8 или равна дате в ячейке D10, а также меньше ли она или равна дате в ячейке E10. Поскольку оба эти условия верны (дата 13.03.21 находится между 3/12/21 и 3/15/21), ячейка T10 отформатирована темно-синим цветом.

Вот и все! Теперь мы закончили с нашим собственным шаблоном диаграммы Ганта, созданным с нуля! Вы также можете настроить этот шаблон в соответствии со своими требованиями.

В этом руководстве мы рассмотрели несколько способов создания диаграммы Ганта в Google Таблицах. Надеемся, это было полезно!

Рекомендуем! Пройти очень эффективный Онлайн-курс «Гугл-таблицы» и «Excel» для начинающих.