Как сделать таблицу в Google Таблицах (с советами по форматированию)

Если вы работаете с данными в Google Таблицах, я могу с уверенностью предположить, что они у вас есть в табличном формате (т.e. Данные в таблице). Хотя вы всегда можете иметь данные в виде простых записей в сетке электронной таблицы в Google Таблицах, если вы можете преобразовать их в хорошо отформатированную таблицу, ваши данные будут намного более читабельными.

В этом руководстве я покажу вам, как быстро преобразовать любые табличные данные в таблицу в Google Таблицах. Я также расскажу о некоторых советах по форматированию, которые помогут вам сделать вашу таблицу намного лучше.

Примечание. Если вы использовали Excel, вы могли знать, что в нем есть функция таблицы Excel. На момент написания этой статьи в Google Таблицах такой функции не было.

Форматирование таблицы в Google Таблицах

Для целей этого руководства давайте рассмотрим приведенную ниже таблицу в Google Таблицах.

Как только я закончу с форматированием, таблица будет выглядеть намного лучше, как показано ниже.

Давайте начнем с некоторых основных приемов форматирования, которые сделают вашу таблицу в Google Таблицах более профессиональной.

Применение границы

Одна вещь, которая моментально изменила бы наши табличные данные, — это применение границ.

Как только вы примените границы, он начинает выглядеть как таблица.

Для этого выберите данные на листе и щелкните значок «Границы» на панели инструментов.

После этого ваши данные будут выглядеть примерно так, как показано ниже:

Выравнивание данных

По умолчанию в Google Таблицах числа выравниваются по правому краю, а текстовые строки выравниваются по левому краю.

Хотя это хорошо работает, в большинстве случаев вам нужно, чтобы ваши заголовки были выровнены по центру.

Даже в вашем наборе данных вы можете захотеть, чтобы некоторые столбцы были выровнены по центру вместо выравнивания по умолчанию.

В нашем наборе данных я выровняю по центру все заголовки и числа в столбце продаж.

Ниже приведены шаги для выравнивания текста заголовка по центру:

• Выделите все ячейки с заголовками
• Щелкните значок выравнивания на панели инструментов.
• Щелкните значок выравнивания по центру

Вышеупомянутые шаги выровняли бы по центру весь текст в выбранных ячейках.

После этого ваш набор данных будет выглядеть примерно так, как показано ниже:

Раскрасьте заголовки полужирным шрифтом

Изменив цвет ячеек с заголовком и выделив текст этих ячеек полужирным шрифтом, вы сможете значительно улучшить читаемость ваших данных.

Поскольку заголовки выделены, это обычно первое, на чем обращает внимание читатель. это поможет им понять, что представляет собой таблица и какие данные в ней содержатся.

Ниже приведены шаги по изменению цвета заголовка и форматирования:

• Выберите ячейки заголовка
• На панели инструментов нажмите жирный значок (вы также можете использовать сочетание клавиш Control + B для Windows или Command + B для Mac)
• Выделив ячейки заголовка, щелкните значок цвета заливки на панели инструментов.
• Выберите цвет, который вы хотите применить к ячейкам заголовка
• [Необязательно] Если вы выбрали темный цвет, измените цвет шрифта на белый, щелкнув значок цвета текста на панели инструментов и выбрав белый цвет.

После этого ваша таблица должна выглядеть примерно так:

Форматирование чисел

Как видите, ваша таблица в Google Таблицах уже выглядит лучше, чем когда мы начинали.

И последнее, что вы можете сделать при базовом форматировании, — это отформатировать числа, чтобы сделать их более понятными и понятными.

На данный момент у нас есть только цифры в столбце продаж.

Чтобы было лучше, мы можем добавить разделитель тысяч и символ валюты.

Ниже приведены шаги для этого:

• Выберите числа в столбце продаж
• На панели инструментов выберите параметр «Форматировать как валюту». это добавит знак доллара перед числами, добавит разделитель тысяч и два числа после десятичной точки
• [Необязательно] Если вы не хотите отображать два десятичных значения, дважды щелкните значок «Уменьшить десятичные разряды».

После этого ваша таблица должна выглядеть примерно так:

Теперь давайте взглянем на расширенное форматирование, которое вы можете сделать с данными, чтобы сделать их более значимыми и удобочитаемыми для пользователей.

Дополнительно — применение альтернативных цветов к строкам

Одна вещь, которую вы можете сделать, чтобы значительно улучшить читаемость вашей таблицы, — это применить альтернативные оттенки к строкам в данных.

А благодаря тому, что в Google Таблицах каждые несколько дней появляются новые функции, теперь есть встроенный метод для быстрой смены цветов строк в Google Таблицах.

Вот как это сделать:

• Выбрать весь набор данных
• Щелкните параметр формата в меню
• В появившихся параметрах нажмите «Альтернативный цвет».

Как только вы это сделаете, вы заметите, что происходят две вещи: цвет строки заголовка меняется, и чередующиеся строки приобретают немного более темный оттенок, чем остальные.

В то же время вы увидите добавление боли с чередованием цветов, которая открывается в правой части рабочего листа Google Таблиц.

Здесь вы можете указать цвет, который вы хотите для заголовка, и цвет, который вы хотите для чередующихся строк.

После этого ваши данные должны выглядеть примерно так, как показано ниже:

Дополнительно — сортировка столбцов в таблице

Наша цель со всем форматированием — не только украсить его, но и облегчить пользователю понимание данных.

И одна из простых вещей, которая действительно может помочь пользователю при просмотре больших наборов данных, — это сортировка данных по одному или нескольким столбцам.

В нашем примере я бы показал вам, как отсортировать данные так, чтобы все регионы были представлены вместе, а затем в каждом регионе выполнялся поиск данных по стоимости продаж.

Посмотрим, как это сделать:

• Выбрать весь набор данных
• В меню выберите пункт «Данные».
• Нажмите на опцию «Сортировать диапазон». Откроется диалоговое окно «Сортировка» в Google Таблицах.
• Установите флажок «Данные имеют заголовки».
• В раскрывающемся списке Сортировать по выберите Регион
• Нажмите на опцию «Добавить другой столбец сортировки».
• В раскрывающемся списке «Затем по» выберите «Продажи».
• Установите порядок от Я до А для продаж
• Нажмите на Сортировать

Вышеупомянутые шаги сортируют ваши данные по двум столбцам — сначала по региону, а затем по продажам в этом регионе.

Поэтому, если ваш менеджер просматривает этот отчет, и его интересуют только данные по Европе, ей не нужно просматривать весь отчет. она может легко определить кластер для Европы и просмотреть данные для него.

Совет от профессионала: если есть вероятность, что вам может понадобиться вернуть исходный набор данных, рекомендуется создать резервную копию данных.

Расширенный — выделение высоких / низких значений

При работе с числами одна вещь, которая может помочь пользователю быстро просмотреть ваши данные, — это выделить важные точки данных.

В нашем примере пользователю было бы полезно, если бы мы использовали верхнее и нижнее значение или несколько верхних / нижних значений.

Позвольте мне показать вам, как выделить три верхних и три нижних значения в столбце продаж с помощью условного форматирования.

Ниже приведены шаги, чтобы выделить 3 верхних значения:

• Выберите данные о продажах (где вы хотите выделить ячейки)
• Перейдите на вкладку Формат.
• Щелкните Условное форматирование. Это откроет панель правил условного формата справа.
• Щелкните раскрывающееся меню «Форматировать ячейки, если».
• В появившихся опциях нажмите на опцию «Больше или равно».
• В поле ниже введите следующую формулу: = GREAT ($ D $ 2: $ D $ 14,3)
• Выберите цвет, которым вы хотите выделить три верхних значения. в этом случае я выберу зеленый цвет по умолчанию
• Нажмите Готово

Вышеупомянутые шаги позволят выделить три основных значения продаж в нашей таблице в Google Таблицах.

= SMALL ($ D $ 2: $ D $ 14,3)

Кроме того, чтобы отличить его от трех верхних значений, не забудьте выбрать другой цвет (возможно, красный).

После этого ваша таблица будет выглядеть примерно так, как показано ниже:

Точно так же, как мы выделили три верхних из трех нижних значений в таблице, вы также можете попробовать следующее, чтобы сделать вашу таблицу более читаемой:

• Выделение всех ячеек с отрицательным значением красным цветом
• Выделите строки для определенного региона или записи, в которых стоимость продажи больше или меньше определенных значений

Удалить форматирование из таблицы в Google Таблицах

Если вам не нравится какое-либо форматирование, которое вы применили к таблице в Google Таблицах, вы также можете легко удалить их.

В большинстве случаев способ удалить формат — это просто перейти к той же опции формата. Скорее всего, есть способ удалить формат.

А если вы хотите удалить все форматирование из таблицы и начать заново, выполните следующие действия:

• Выберите в меню опцию Формат.
• Нажмите на опцию Очистить формат (или используйте сочетание клавиш Control +)

Вышеупомянутые шаги удаляют все форматирование в таблице в Google Таблицах.

Вот некоторые из вещей, которые вы можете сделать, чтобы преобразовать ваши скромные данные в красивую таблицу в Google Таблицах.

Вам не нужно использовать все методы, которые я рассмотрел в этом руководстве. не стесняйтесь выбирать те, которые соответствуют вашим потребностям.

И, конечно же, по мере того, как вы больше работаете с таблицами Google, вы можете придумать свой собственный стиль форматирования, чтобы создать таблицу в Google Таблицах.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным.