Таблицы — отличный способ работы с данными. Они помогают упорядочить данные, чтобы вы могли получить из них полезную информацию. Google Таблицы предоставляет дополнительные возможности сводных таблиц, которые делают процесс анализа данных еще более мощным.

Если вы новичок в сводных таблицах, это руководство даст вам толчок, необходимый для того, чтобы глубже вникнуть в свои данные и совершить серьезную магию обработки данных.

Что такое сводные таблицы?

Сводная таблица принимает большой набор данных и помогает подвести итоги и сделать из них выводы.

Когда у вас есть небольшая электронная таблица с небольшим количеством данных, ее легко читать, понимать и делать выводы. Но по мере того, как данные становятся больше, все, что вы видите, — это множество цифр. Тогда становится трудно делать выводы из ваших данных.

Давайте посмотрим на пример использования. Рассмотрим пример данных на изображении ниже. Он состоит из подробностей о продажах, совершенных сотрудниками воображаемой сети магазинов канцелярских товаров. На первый взгляд все, что мы видим, — это множество чисел, дат и текста. Из этих данных довольно сложно понять какой-то смысл.

Но с помощью сводных таблиц вы можете сузить такой большой набор данных и довольно легко визуализировать отношения между точками данных. Например, вы можете использовать сводную таблицу, чтобы ответить на такие вопросы, как:

  • Какой продавец принес наибольший доход за определенный месяц?
  • В каком регионе было больше всего продаж?
  • Сколько штук карандашей было продано?
  • Какие торговые представители не смогли достичь своих целей?

Теперь, конечно, можно анализировать данные с помощью формул и функций, но сводные таблицы могут сделать вашу работу намного быстрее и проще и с минимальным количеством человеческих ошибок.

Преимущества сводных таблиц в Google Таблицах

Вот некоторые из причин, по которым все больше и больше людей любят сводные таблицы:

  • Как упоминалось выше, сводная таблица может помочь более эффективно анализировать данные.
  • Их быстрее составлять и легче исследовать, чем формулы и функции.
  • Они гибкие и универсальные. Используя сводные таблицы, вы можете сузить круг своих данных до важных точек и добавлять к ним дополнительные данные по мере необходимости.
  • Они даже позволяют при необходимости суммировать данные, используя агрегаты, формулы и функции.

В приведенном выше случае использования мы можем легко использовать сводные таблицы, чтобы сузить данные, чтобы показать нам, сколько всего продал каждый торговый представитель.

Как вставить сводные таблицы в Google Таблицы

Вот как вы можете вставлять и использовать сводные таблицы в Google Таблицах для анализа данных в нашем случае использования. Мы получили эти образцы данных со следующей страницы:

https://www.contextures.com/xlSampleData01.html

Данные можно использовать и загружать бесплатно, поэтому вы также можете загрузить их и преобразовать в Google Таблицы, чтобы следовать нашему руководству.

  • Выделите все ячейки в данной таблице. Вы можете сделать это быстро, выбрав первую ячейку в правом верхнем углу, затем нажав клавишу Shift, одновременно щелкнув последнюю ячейку в правом нижнем углу. Убедитесь, что вы также выбрали заголовки столбцов.
  • В меню «Данные» выберите «Сводная таблица».
  • Вас спросят, хотите ли вы вставить сводную таблицу на новый лист или на существующий. Обычно лучше использовать свежий лист. Поэтому выберите вариант «Новый лист».
  • Нажмите на кнопку «Создать».

Вы увидите, что ваша сводная таблица создана в новой электронной таблице с именем Pivot Table 1. Вы можете продолжить и переименовать ее во что-нибудь другое, если вам нужно.

  • Справа вы увидите боковую панель, которая представляет собой «Редактор сводной таблицы». Здесь вы найдете несколько сводных таблиц, которые Google Таблицы автоматически предлагает на основе выбранных вами данных. Вы можете либо принять предложения (если вы считаете, что они правильно отвечают на ваши вопросы), либо создать свои собственные сводные таблицы с данными, которые вам требуются.

Сводные таблицы, предлагаемые Google Таблицами

Если вы нажмете на любое из предложенных предложений, Google Таблицы автоматически создадут вашу начальную сводную таблицу. Давайте сначала рассмотрим некоторые из этих предложений.

Одно из предложений — это сводная таблица, в которой показано среднее количество единиц, проданных каждым торговым представителем. Если вы нажмете на эту опцию, вы получите сводную таблицу, которая поможет вам легко узнать, какой торговый представитель в среднем продал больше всего единиц, как каждый из них складывается друг против друга и кто, возможно, заслуживает повышения в этом году!

Другое предложение — это сумма удельной стоимости для каждого региона. Это даст вам таблицу с каждым регионом и соответствующей общей стоимостью единицы. Благодаря этому вы можете получить некоторое представление о том, как обстоят дела в каждом регионе (с точки зрения продаж).

Обратите внимание, что вы можете использовать предлагаемую сводную таблицу и добавлять собственные строки и столбцы для ее настройки.

Например, имеет смысл видеть количество проданных единиц по регионам, а не общую стоимость единицы. Таким образом, вы можете удалить столбец «Стоимость единицы», выбрав крестик, соответствующий параметру «Стоимость единицы» в разделе «Значения».

Это приведет к удалению столбца SUM of Unit Costs из сводной таблицы.

Затем вы можете нажать кнопку «Добавить» рядом с полем «Значения» и выбрать «Единицы» из раскрывающегося списка.

Создание собственной настраиваемой сводной таблицы

Если предложения Google Таблиц не соответствуют вашим требованиям, вы также можете вручную создать свою собственную сводную таблицу Google.

Редактор сводной таблицы (на правой боковой панели) также дает вам возможность вставлять данные в сводную таблицу в соответствии с вашими требованиями.

Здесь вы увидите 4 варианта вставки:

  • Ряды
  • Столбцы
  • Ценности
  • Фильтры

Попробуем создать собственную сводную таблицу для выполнения такого анализа:

Сколько продаж сделал каждый торговый представитель по разным типам товаров, проданных в 2018 году?

Чтобы ответить на поставленный выше вопрос, вот что нам нужно в каждом из измерений:

  • Мы хотим, чтобы в сводной таблице отображались имена торговых представителей в каждой строке.
  • Мы хотим отображать различные проданные товары в каждом столбце.
  • Нам нужно, чтобы значение общих продаж было в ячейках, где каждое имя торгового представителя совпадает с названием товара.
  • Мы хотим, чтобы фильтры отображали только значения за 2018 год. Фильтры позволяют видеть части данных, скрывая ненужные части.

Теперь приступим к созданию нашей сводной таблицы.

Вставка строк:

Чтобы отобразить имена торговых представителей в каждой строке, нажмите кнопку «Добавить» рядом с «Строки» и выберите «Представитель» в раскрывающемся списке. Сводная таблица извлечет имена всех торговых представителей из исходной таблицы.

Обратите внимание, что сводная таблица принимает имена торговых представителей, удаляет дубликаты и отображает их в алфавитном порядке в столбце A.

Вставка столбцов:

Затем мы хотим отобразить разные товары, проданные в каждом столбце. Для этого нажмите кнопку «Добавить» рядом с «Столбцы» и выберите «Элемент» из раскрывающегося списка. В сводной таблице в каждом столбце будут отображаться названия различных элементов без каких-либо повторов.

Итак, теперь ваш стол начинает обретать форму. У вас есть торговые представители по строкам, а типы предметов — по столбцам.

Вставка значений

Чтобы заполнить отдельные ячейки сводных таблиц, нам нужны значения общих продаж, выполненных каждым торговым представителем для каждого элемента.

Нажмите кнопку «Добавить» рядом с полем «Значения» и выберите «Всего» из раскрывающегося списка.

Теперь вы увидите общий объем продаж каждого типа товара для данного торгового представителя.

Если вместо общих продаж вы хотите увидеть средние продажи, щелкните раскрывающееся меню под «Суммировать по» в разделе «Всего» и выберите «Среднее» из раскрывающегося списка.

Итоги в каждой ячейке теперь должны быть заменены средними продажами, сделанными для каждого типа товаров для данного торгового представителя.

Вы также найдете «Общий итог», рассчитываемый автоматически для каждого элемента, в нижней части сводной таблицы. Общая сумма для каждого торгового представителя отображается в правом столбце таблицы.

Добавление фильтров

Наша сводная таблица уже начала давать много полезной информации. Осталось только убедиться, что мы получим средние продажи только за 2018 год. Для этого мы используем фильтры.

  • Чтобы добавить фильтр, нажмите кнопку «Добавить» рядом с «Фильтрами» и выберите «Дата заказа» из раскрывающегося списка.
  • В разделе «Дата заказа» щелкните раскрывающееся меню под «Статус».
  • Нажмите «Фильтр по условию».
  • В нашей исходной таблице указаны даты только за 2018 и 2019 годы. Поскольку нам нужны значения только за 2018 год,
    • Выберите «Дата раньше».
    • Под этим вы увидите еще одно раскрывающееся меню рядом со словом «сегодня». Щелкните по нему и выберите «точную дату».
    • Введите дату 01.01.2019 в поле ввода.

Это гарантирует, что средние значения будут учитывать только все даты до 1 января 2019 года (а это только все даты 2018 года!)

  • Нажмите ОК, чтобы обновить сводную таблицу.

Вот и все!

Теперь у нас есть сводная таблица, которая отвечает на наш вопрос: сколько продаж сделал каждый торговый представитель для разных типов товаров, проданных в 2018 году?

Выводы

Сводные таблицы значительно упрощают работу, когда мы хотим проанализировать большие объемы данных или увидеть общую картину. Имея всю необходимую информацию прямо перед собой, теперь мы можем ответить практически на любые вопросы, которые у нас есть о наших данных.

Итак, вперед, попробуйте, откройте для себя всю мощь сводных таблиц Google и сделайте неограниченное количество открытий о своих данных. Теперь вы должны иметь возможность создавать широкий спектр сводных таблиц, от простых до сложных сводных таблиц в Google Таблицах.

Рекомендуем! Пройти очень эффективный Онлайн-курс «Гугл-таблицы» и «Excel» для начинающих.