Содержание:
Таблицы, как правило, содержат конфиденциальную информацию. Хотя ваш лист Google можно использовать только для составления расписания, он, скорее всего, будет использоваться для совещаний по бюджету, отчетов о доходах / расходах и рабочего времени сотрудников.
Когда электронная таблица используется для чего-то конфиденциального — чего-то, что содержит личную информацию, финансовую информацию или интеллектуальную собственность — она должна быть защищена и защищена.
Когда дело доходит до большинства документов, лучший способ сделать это — защитить их паролем. Но это немного сложнее с Google Таблицами, которые не поддерживают внутреннюю защиту паролем.
Давайте посмотрим, как защитить паролем лист Google — и что еще вы можете сделать для защиты своих данных.
Зачем вам нужно защищать паролем лист Google?
Google Таблицы — это облачное приложение. Все хранится в сети. Когда вы переходите к редактированию документа, у вас есть разрешение на его просмотр. Если у вас и только у вас есть разрешение на просмотр, это может не иметь большого значения.
Но часто Google Таблицы делятся между собой. Вы можете поделиться ими по ссылке и позволить любому, у кого есть ссылка, просматривать документ.
В этом сила облака, которая делает его сверхдоступным. Проблема в том, что если вы поделитесь ссылкой Google с кем угодно, то любой сможет ее получить. Если кто-то войдет в систему на устройстве, на котором хранится информация о вашем облаке, он уже будет в ваших таблицах Google.
Защита паролем, как минимум, гарантирует, что люди, у которых нет пароля, не смогут войти, даже если они нашли ссылку.
Проблема в том, что Google на самом деле не предоставляет функции защиты паролем или шифрования. Вам нужно пойти немного дальше, чтобы убедиться, что ваши документы защищены.
Как защитить паролем документы Google Таблиц
В чем проблема с Google Таблицами? В платформу не встроена функция защиты паролем.
Вместо этого вы можете не предоставлять общий доступ к документу (что по-прежнему означает, что он доступен из вашего личного облака). Вы можете поделиться документом только со ссылкой (и надеяться, что не тот человек не получит ссылку). Или, что наиболее безопасно, вы можете поделиться документом с определенными людьми — но опять же, это может быть рискованно, потому что любой в их учетной записи также сможет просмотреть документ.
Что вы можете сделать, так это установить плагин. Существуют надстройки, такие как Защита паролем для документов Google. Проблема заключается не только в том, что для защиты паролем требуется много работы, но это также означает, что вам нужно доверять стороннему агенту.
Защита паролем листа Google как листа Excel
Один из самых простых и простых способов защитить паролем лист Google — фактически превратить его в книгу Excel. Excel имеет простой встроенный протокол шифрования, и очень легко экспортировать Google Таблицы в Excel.
Сначала загрузите лист Google в виде документа XLSX.
Оттуда просто перейдите в Файл -> Информация -> Защитить книгу -> Зашифровать паролем.
Если вы никогда не делитесь своим исходным документом Google Таблиц, он должен быть относительно хорошо защищен — по крайней мере, так же хорошо защищен, как и ваша учетная запись. Файл, которым вы делитесь, всегда должен быть файлом Excel, который останется защищенным паролем и управляемым.
Не забывайте свой пароль. Поскольку данные, защищенные паролем, защищены односторонним шифрованием, не будет возможности восстановить или сбросить пароль, если вы больше не сможете его запомнить.
Скрытие отдельной страницы в листе Google
Если вы пытаетесь скрыть данные от других, вы всегда можете щелкнуть правой кнопкой мыши на листе и выбрать «скрыть». После этого вам нужно будет убедиться, что при предоставлении общего доступа к листу другие пользователи могут только «читать» и «комментировать» лист, но не редактировать его. Они не смогут отобразить скрытую вами страницу, поэтому они не смогут просматривать эти данные.
Вы также увидите опцию «Защитить лист». Это позволяет вам устанавливать разрешения, но это не проблема конфиденциальности, это проблема контроля; вы можете запретить людям редактировать ваш документ, но не просматривать его.
Печать таблиц Google Excel
Хотя это может показаться нетехнологичным, но если вы находитесь в одном офисе с кем-то, с кем делитесь отчетами, один из самых быстрых и простых способов защитить данные — это распечатать бумажную копию.
У бумажных копий есть несколько преимуществ. Они не могут быть украдены кем-либо в вашей учетной записи или учетной записи получателя. Как только они уничтожены, они уничтожаются. И они не нуждаются в защите паролем, потому что к ним может получить доступ только один человек одновременно.
Поскольку большинство решений являются техническими, это решение часто можно упустить. Но рассмотрите преимущества распечатки и раздачи копий конфиденциальной информации, а также учета и уничтожения этих копий после того, как это будет сделано.
Другой способ поделиться листом Google
Вы по-прежнему можете защитить лист Google без защиты паролем Google Таблиц — это не так безопасно.
- Держите это в секрете. Вы можете оставить его не доступным для всех (значок блокировки). Только вы и только вы можете получить доступ к этому файлу… при условии, что никто другой не войдет в вашу учетную запись в облаке. Это не идеально, потому что кто-то все еще может получить доступ к вашей облачной учетной записи, но это близко к этому.
- Делитесь этим только с конкретными людьми . Поделитесь своим документом с определенными людьми, отправив им приглашение через их учетную запись Google. Но убедитесь, что они понимают, что документ предназначен только для их глаз, и при необходимости ограничивают разрешения.
- Поделитесь им в ограниченном количестве . Если вы все же поделитесь ссылкой, вы можете поделиться ею в режиме просмотра или комментариев, где, по крайней мере, пользователи смогут только комментировать или читать.
Итак, есть несколько безопасных способов поделиться листом Google. Проблема в том, что нет внутреннего типа шифрования или защиты паролем, поэтому вам придется немного поработать.
Лучше всего защищать паролем Google Таблицы, когда они содержат конфиденциальную или личную информацию. если информация не будет публиковаться в сети, ее следует защитить паролем. В отличие от Microsoft Excel, все в Google Таблицах по умолчанию доступно для просмотра в Интернете. Если вы начнете делиться своим документом, это может иметь непредвиденные последствия.
Поскольку в Google Таблицах нет внутренней защиты паролем, самый простой способ защитить файл паролем — это превратить его в файл Excel. Превратив его в файл Excel перед отправкой, вы можете сохранить безопасность документа, сохранив при этом преимущества некоторых основных функций и преимуществ Google Таблиц при создании файла.