Ускорение работы с электронными таблицами за счет автоматизации задач еще никогда не было таким простым благодаря макросам. Google Таблицы позволяют записывать макросы. Это ряд шагов, которые вы можете автоматизировать, чтобы вам не нужно было повторять одни и те же действия в электронной таблице снова и снова, что сэкономит ваше время в работе.

Использование Google Таблиц для запуска макроса автоматически включает данные форматирования, настройку стиля и размера шрифта, добавление строк или столбцов или любое действие в программном обеспечении. Макросы даже позволяют связать настроенное сочетание клавиш и выполнить его с другим набором данных в электронной таблице, просто используя клавиатуру.

Макросы автоматически сохраняются в электронной таблице, над которой вы работаете, поэтому в следующий раз, когда вам понадобится применить такое же форматирование к другому набору данных, просто щелкните макрос, который вы создали ранее. Всего за несколько секунд ваш лист будет выглядеть именно так, как вы хотите.

Макро-функции создаются с помощью функции скрипта приложений Google Таблиц, также известной как макрос-функция.

Она привязана к проекту скрипта с названием «macros.gs».

Вы можете использовать скрипт приложений для написания и создания макросов. Но если вы не знаете, как писать коды, вы можете просто выполнить следующие шаги при создании макросов.

Создание макроса в Google Таблицах

Ниже приведены несколько примеров скриптов Google Sheets для таблиц с длинными списками данных.

Скажем, вам поручено отформатировать его, чтобы он выглядел организованным. Вы можете сделать строки и столбцы одинакового размера, убедитесь, что вы видите весь текст в ячейках, сделайте заголовки полужирными и выделенными желтым цветом и заморозьте первую строку, чтобы вы могли легко перемещаться по оставшимся данные внизу таблицы.

Функций много, правда? Макросы могут помочь сделать это проще на постоянной основе.

Первое, что вам нужно сделать, это перейти в Инструменты> Макросы> Записать макрос.

После этого вам будет предложено записать макрос. Вы также увидите «Запись нового макроса…» внизу таблицы.

У вас будет два варианта: «Использовать абсолютные ссылки» или «Использовать относительные ссылки».

  • Использование абсолютных ссылок позволяет макросу применять действие к той же ячейке, строке или столбцу, которые вы щелкнули. Например, если вы выделите ячейку B1 полужирным шрифтом, макрос всегда будет выделять ячейку B1 полужирным шрифтом.
  • Установка относительных ссылок позволит макросу применить форматирование к выбранной вами ячейке. Если вы выделите ячейку B1 курсивом, макрос сделает любую относительную ячейку к ней, скажем, C1 или D1, также курсивом.

В этом примере мы будем использовать абсолютные ссылки.

 

Как только ваш макрос настроен на запись, вы можете приступить к редактированию своей электронной таблицы.

Запишите первое действие, которое вы хотите совершить. В этом случае мы сделаем строки и столбцы одинакового размера и весь текст в ячейках видимым. Сделать это;

  • Выберите все данные в электронной таблице, щелкнув левой кнопкой мыши в самой верхней и крайней левой ячейке таблицы.
  • Выбрав все данные, дважды щелкните разделитель столбцов любой ячейки, а затем разделитель строк. Вы увидите, что таблица теперь выглядит лучше.

    Если вы посмотрите на нижнюю информацию в своей электронной таблице «Запись нового макроса…», вы увидите, что каждое действие, которое вы выполняете, отображается в поле. В этом случае он показал «Действие 3: Автоматическое изменение размера строк», что я сделал, чтобы сделать строки одинакового размера. Вы можете использовать эту информацию, чтобы перепроверить свою работу или проверить, правильно ли вы применили действие к электронной таблице.
  • Далее необходимо сделать заголовки данных жирным шрифтом и выделить их желтым цветом. Щелкните ячейку 1: 1, чтобы автоматически выбрать все заголовки в электронной таблице, нажмите Ctrl + B или кнопку «B» вверху, чтобы буквы стали полужирными, затем щелкните «Цвет заливки» и выберите желтый цвет, чтобы выделите тексты. После этого ваша таблица будет выглядеть так.
  • Наконец, перейдите к View> Freeze> 1 row . Это действие заморозит данные до первой строки, так что первая строка (заголовок) всегда будет видна при прокрутке вниз.
  • После выполнения всех действий, вам необходимо автоматизировать в электронной таблице, нажмите «Сохранить», чтобы сохранить ваш макрос.
  • Введите имя, которое вы хотите для вашего макроса, в поле, которое появится на вашем экране. В данном случае я написал «Форматирование». Вы также можете создать сочетание клавиш в форме «Ctrl + Alt + Shift + Number». Это упростит вам выполнение макроса на другом листе электронной таблицы. Нажмите «Сохранить», чтобы сохранить макрос.

В следующий раз, когда вам дадут электронную таблицу, подобную этой, вам не придется снова выполнять все действия для достижения желаемого формата. Просто нажмите «Инструменты»> «Макросы»> «Форматирование» (имя созданного вами макроса).

Вы также можете нажать Ctrl + Alt + Shift + 1 (номер, которому вы присвоили свой макрос). Чтобы добавить еще один макрос в электронную таблицу, просто повторите описанный выше процесс. Нажмите «Инструменты»> «Макросы»> «Записать макрос» и начните выполнять действия, которые вы хотите записать, чтобы создать другой формат.

Обязательно напишите для макроса другое имя, чтобы не запутать. Не забудьте ввести сочетание клавиш, чтобы облегчить выполнение макроса.

В электронную таблицу можно добавить до 10 макросов.

Если вы хотите изменить имя и сочетание клавиш для созданного макроса, просто:

  • Щелкните Инструменты> Макросы> Управление макросами. На вашем экране появится поле, содержащее названия и сочетания клавиш для созданных вами макросов.
  • Введите новое имя, которое вы хотите для своего макроса, или отредактируйте числовой ярлык
  •  Нажмите «Обновить».

Редактирование с использованием макроязыка Google Таблиц

Вы можете редактировать макросы, прикрепленные к электронной таблице, если хотите что-то изменить. Чтобы отредактировать макрос:

  • Щелкните Инструменты> Макросы> Управление макросами и выберите макрос, который хотите отредактировать.
  • Щелкните трехпунктную линию рядом с макросом, затем выберите «Изменить сценарий».
  • Таблицы направят вас к редактору скриптов приложений Google Таблиц, который содержит макро-функции созданных вами макросов. Отредактируйте конкретное действие, которое вы хотите изменить, в функции макроса.
  • Сохраните проект сценария, нажав «Ctrl + S», и проверьте, выполняет ли редактируемая вами функция макроса действие, связанное с внесенными вами изменениями.

Импорт макросов в другую электронную таблицу

Вы можете применить созданные вами макросы только к той же электронной таблице, на которой вы их создали, и вы не можете использовать их для выполнения автоматизации в другой электронной таблице. К счастью, вы можете импортировать макросы в другую таблицу.

Чтобы импортировать макрос:

  • Откройте Google Sheet, содержащий макрос, нажмите Инструменты> Макросы> Управление макросами.
  • Щелкните три точки рядом с макросом и выберите «Изменить сценарий». Скрипт приложений Google Таблиц отобразится в вашем окне. Вы обнаружите, что все созданные вами макросы содержатся в проекте сценария.
  • Чтобы импортировать макрос, выделите код функции макроса, содержащей нужный макрос. В этом примере я импортирую созданный нами ранее макрос под названием «Форматирование».
  • Убедитесь, что вы выбрали код до точки с запятой, чтобы макрос работал правильно ». Нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать его.
  • Откройте другую таблицу, в которую вы хотите импортировать макрос. В этой таблице нажмите Инструменты> Макросы> Записать макрос.
  • Вам нужно будет создать макрос в этой электронной таблице, чтобы вы могли создать редактор сценариев. Однако после записи выполнять какие-либо действия с таблицей не требуется. Просто нажмите «Сохранить» в появившемся окне и введите имя для вашего макроса. Я назвал этот макрос «Форматирование (импортировано)». Нажмите «Сохранить», чтобы сохранить макрос.
  • Откройте редактор сценариев вашей новой электронной таблицы, щелкнув Инструменты> Макросы> Управление макросами. Щелкните три точки рядом с макросом и выберите «Редактировать сценарий». Как только вы войдете в скрипт приложений, выделите функцию в проекте скрипта и нажмите «Удалить».
  • Вставьте код, который вы скопировали ранее из функции макроса, в исходную электронную таблицу. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить проект скрипта.
  • Вернитесь в электронную таблицу и нажмите Инструменты> Макросы> Импорт. На вашем экране появится поле, подобное приведенному ниже. Нажмите «Добавить функцию» под макросом.
  • После добавления функции вы увидите, что ее заменит галочка. Макрос добавлен в вашу новую электронную таблицу.

Однако макросу не назначается сочетание клавиш. Вы можете захотеть дать ярлык для более легкого доступа. Для этого нажмите «Инструменты»> «Макросы»> «Управление макросами», присвойте макросу желаемый номер и нажмите «Обновить». Макрос в вашей новой электронной таблице теперь имеет сочетание клавиш.

Чтобы проверить, работает ли импортированный макрос, нажмите «Инструменты»> «Макросы»> «Форматирование» или нажмите «Ctrl + Alt + Shift + 1». Теперь таблица должна выглядеть как предыдущая.

О чем следует помнить при использовании макросов Google Таблиц

Получив новую электронную таблицу, максимально используйте ваши макросы, просто скопировав лист в исходную электронную таблицу, содержащую ваши макросы, или сделав копию этого листа. Благодаря этому вам не придется вручную выполнять повторяющиеся действия в Google Таблицах.

Вы можете записывать множество действий с помощью одного макроса. Однако макросы хорошо себя чувствуют, если зарегистрированы с ограниченными действиями. Если у вас есть многочисленные требования к форматированию на одном листе, лучше сделать несколько макросов. Просто не забудьте назначить уникальное сочетание клавиш для каждого макроса, который вы делаете, и помните, что вы можете создать не более 10 макросов в электронной таблице.

Можете ли вы запускать макросы Excel в Google Таблицах?

К сожалению, макросы, которые вы делаете в Таблицах, применимы только к Google Таблицам. Вы не можете копировать или создавать макросы в других инструментах Google Suite, а также нелегко импортировать макрос Excel в Google Таблицы или скрыть их.

Движение вперед с помощью макросов

Макросы могут занять некоторое время, чтобы понять, как запускать макрос Google Таблиц автоматически, но в конечном итоге это сэкономит вам так много времени. Автоматизация значительно сокращает рабочее время.

Ознакомьтесь с другими нашими руководствами по Google Таблицам, которые помогут вам стать лучшим пользователем электронных таблиц, которым вы можете быть.

Рекомендуем! Пройти очень эффективный Онлайн-курс «Гугл-таблицы» и «Excel» для начинающих.