Как скрыть столбцы или строки от определенных пользователей в Google Таблицах

Содержание:

В Google Таблицах нет универсального решения, позволяющего скрыть столбцы или строки только от определенных пользователей . Они либо скрыты, либо видны и будут одинаковыми для всех пользователей, имеющих доступ к электронной таблице. Тогда есть ли обходной путь? Короткий ответ: да.

Мы можем использовать функцию IMPORTRANGE () для достижения желаемого результата. Функция IMPORTRANGE () в Google Таблицах полезна для импорта диапазона ячеек из указанной электронной таблицы.

Функция IMPORTRANGE () помогает переносить данные с одного листа на другой. Итак, если вы хотите скрыть столбцы или строки от некоторых пользователей, просто импортируйте только соответствующие из них в новую электронную таблицу и поделитесь ими с заинтересованными пользователями. В этом руководстве мы рассмотрим, как использовать функцию для скрытия или отображения выбранных столбцов или строк от определенных пользователей.

Возьмем пример.

Реальный пример сокрытия столбцов или строк от определенных пользователей

Взгляните на приведенные ниже данные, где отдел заработной платы компании собрал данные о сотрудниках:

Приведенные выше данные являются конфиденциальными, поскольку включают информацию о заработной плате. Хотя у отдела кадров будет вся информация, компания хотела бы, чтобы административный отдел имел доступ к этим данным, кроме зарплаты. Скрыть столбец не получится, поскольку он останется скрытым для всех пользователей, обращающихся к листу.

Здесь они могут использовать QUERY () с функцией IMPORTRANGE () в своих интересах. Эта функция позволяет им вывести на новый лист только необходимые столбцы, и они могут предоставить административному отделу доступ к этому новому листу.

И как только вы закончите заполнение необходимых столбцов на новом листе, продолжайте и поделитесь этим листом с пользователями, которым вы хотите ограничить просмотр полных данных. Посмотрите, как меняются результаты, когда вы используете другой запрос .

Давайте подробнее рассмотрим компоненты функции, а затем перейдем к подробному описанию использования QUERY () с функцией IMPORTRANGE () для скрытия столбцов или строк только от определенных пользователей.

Анатомия функции Importrange

Итак, синтаксис (то, как мы пишем) функции QUERY () с функцией IMPORTRANGE () следующий:

=QUERY(IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string), query, [headers])

Давайте посмотрим, что означает каждый термин:

= чтобы начать с функции, мы должны добавить этот знак.
QUERY () выбирает диапазоны ячеек, которые вы хотите отобразить, в соответствии с вашими критериями.
IMPORTRANGE () импортирует значения из ячеек (или диапазонов ячеек) в данной электронной таблице в вашу активную электронную таблицу.
spreadsheet_url — это ссылка на электронную таблицу, в которой в настоящее время находятся ячейки, которые вы хотите импортировать.
range_string обозначает ячейки (или диапазоны ячеек), которые будут импортированы. Он состоит из двух частей: имени листа и диапазонов ячеек, разделенных знаком ‘ ! ‘и в двойных кавычках ”“ . Например, «Пример — Введите! A2: D11 ″».
query дает критерии, на основе которых импортируются данные.
[headers] — необязательно. Значение по умолчанию «1» дается, если ваши данные имеют заголовки.

Давайте подробно рассмотрим, как скрыть столбцы или строки от определенных пользователей, используя вместе функции QUERY () и IMPORTRANGE () в Google Таблицах.

Как скрыть столбцы или строки от определенных пользователей в Google Таблицах

Ниже приводится сводка годового повышения заработной платы для десяти сотрудников определенного отдела компании. Начальник хотел бы поделиться информацией с двумя группами аудитории. Во-первых, сами сотрудники, не разглашая окончательной информации о повышении зарплаты. И, во-вторых, высшее руководство, где будет показан поход с учетом выделенного бюджета.

Теперь создайте новый лист, которым вы будете делиться с пользователями, которые будут ограничивать доступ к данным.
Добавьте только заголовки столбцов, которые вы хотите отображать для всех сотрудников.
На новом листе щелкните ячейку A2 . Здесь вы введете формулу, чтобы получить необходимые данные из исходного листа.
Введите знак равенства ‘ = ‘, чтобы начать функцию, а затем следуйте за именем функции, которым является наш QUERY (), за которым следует IMPORTRANGE (). Обратите внимание, что вы используете функцию IMPORTRANGE () для получения параметра данных для функции запроса.
Окно автоматического предложения появится для каждой функции. Продолжите, введя первую открывающую скобку ‘ ( ‘. Теперь вы должны увидеть это следующим образом:

Скопируйте исходный URL-адрес листа и вставьте его в кавычки. И выберите весь диапазон ячеек в качестве второго входа. Убедитесь, что range_string заключен в кавычки. После того, как вы ввели необходимые значения или сделали то, что сделал я, не забудьте закрыть скобки для обеих функций, как показано ниже:

Если вам будет предложено разрешить доступ для подключения для импорта, нажмите « Разрешить доступ» .
Если вы все сделали правильно, на новом листе вы должны получить следующий результат.

Как полностью обеспечить ограниченный доступ для определенных пользователей

Теперь умный пользователь может изменить параметр запроса, чтобы получить доступ к данным, которыми вы, возможно, не собираетесь делиться с ним. Чтобы убедиться, что ваш процесс защищен от ошибок, вы можете создать дополнительный лист, который извлекает данные из нового листа, который вы только что создали, и вместо этого делитесь им. Таким образом, у пользователя нет возможности извлекать какие-либо данные, которых нет на этом теперь «промежуточном» листе.

Конечно, если вы хотите иметь ограниченное представление нескольких групп пользователей, вам, возможно, придется управлять большим количеством листов на вашей стороне, что делает его немного громоздким.

Теперь у вас есть желаемый результат. Поделитесь этим листом со всеми сотрудниками. Вуаля! Вы полностью готовы начать скрывать столбцы или строки от определенных пользователей. ?Я рекомендую поэкспериментировать с функцией QUERY () с функцией IMPORTRANGE (), объединить ее с многочисленными доступными формулами Google Таблиц и посмотреть, что вы можете придумать.