15 полезных советов по работе с Google Таблицами

Содержание:

Эффективность является ключевым моментом при работе с электронными таблицами. Чем больше уловок вы знаете, тем быстрее вы выполняете свою работу и тем быстрее получаете результат.

Google Таблицы — это бесплатная платформа для работы с электронными таблицами на основе браузера. Таким образом, они не только позволяют обрабатывать данные, но и позволяет делиться ими и совместно работать над ними бесплатно.

Чтобы помочь вам повысить вашу продуктивность, мы собрали 15 самых полезных советов и приемов Google Таблиц, которые сэкономят ваше время и заставят вас почувствовать себя профессионалом в области электронных таблиц!

Быстрая вставка нескольких строк

Начнем с чего-нибудь быстрого и легкого. Если вы немного знакомы с Google Таблицами, вам может показаться, что довольно легко вставить одну строку перед данной строкой, не так ли?

Все, что вам нужно сделать, это щелкнуть правой кнопкой мыши по данной строке и выбрать «Вставить 1 выше» в появившемся контекстном меню.

Но что делать, если нужно вставить несколько строк? Скажем 5,6 или даже 100? Очевидно, было бы непрактично вставлять их по одной строке за раз! Это было бы действительно неэффективно.

Итак, вот быстрый способ вставить несколько строк перед заданной строкой. Предположим, вы хотите вставить 5 строк перед строкой 6 на листе, показанном ниже:

Чтобы вставить 6 строк перед строкой 5, необходимо:

Выберите 5 номеров строк, начиная со строки 5.

Щелкните правой кнопкой мыши любой из выбранных номеров строк.
В появившемся контекстном меню выберите опцию «Вставить 5 выше».

Вот и все! Вы получите 5 новых строк, вставленных между вашими строками 5 и 6.

Для получения дополнительной информации об этом вы можете прочитать нашу статью о вставке нескольких строк в Google Таблицы.

Выделение каждой второй строки (для лучшей видимости)

Очень большие наборы данных иногда могут выглядеть однообразно, и может быть трудно отличить одну строку от другой. Один из популярных способов улучшить читаемость больших наборов данных — выделить каждую вторую строку более темным или более светлым цветом, как показано ниже.

С таблицами Google это действительно легко сделать. Все, что вам нужно сделать, это выбрать все строки, содержащие данные, и нажать «Чередование цветов» в меню «Формат».

У вас даже есть возможность изменить цвета в окне «Чередование цветов», которое появляется в правой части окна Google Таблиц.

Подсчет только уникальных ячеек в столбце

Могут быть случаи, когда у вас есть несколько повторяющихся значений в столбце Google Таблиц. В таких случаях подсчет будет ошибочным, поскольку подсчет также будет включать повторяющиеся значения.

Вот как вы можете заставить Google Таблицы подсчитывать только уникальные значения в столбце. Предположим, у вас есть список имен, которые могут содержать дубликаты в ячейках A2: A12.

Просто выберите ячейку, в которой вы хотите отобразить количество уникальных имен, и введите следующую формулу:

=COUNTA(UNIQUE(A2:A12))

Эта формула работает, потому что функция UNIQUE возвращает список уникальных имен в заданном диапазоне, а функция COUNTA подсчитывает количество текстовых значений в возвращенном списке.

Примечание. Функция COUNTA игнорирует пустые ячейки. Поэтому, если исходный список содержит какие-либо пустые значения, приведенная выше формула не будет их считать.

Узнайте больше о функции UNIQUE .

Проверка адресов электронной почты

Могут быть случаи, когда у вас есть список адресов электронной почты из внешнего источника, и вы хотите убедиться, что все адреса электронной почты действительны, перед дальнейшей обработкой.

Google Таблицы предоставляют небольшую удобную функцию ISEMAIL для проверки структуры адресов электронной почты. Итак, чтобы узнать, действителен ли адрес электронной почты в ячейке A2, просто используйте формулу:

= ISEMAIL (A2)

Эта функция вернет TRUE, если адрес электронной почты действителен, и FALSE, если адрес EMAIL недействителен.

Установка флажка

Флажки предоставляют отличный способ добавить интерактивности вашей электронной таблице. Вы можете использовать их для быстрого выбора / отмены выбора элементов из списка или набора данных. Вы также можете использовать их для создания списков дел, ведомостей посещаемости, интерактивных диаграмм и многого другого. Есть множество интересных способов использования флажков в таблицах.

Более того, добавить флажки в Google Таблицы очень просто. Вот шаги, которые вам необходимо выполнить:

Выберите ячейку, в которую вы хотите установить флажок.
Выберите в меню опцию Вставить.
Щелкните опцию «Отметить».

Теперь вы должны увидеть флажок в выбранной ячейке.

Теперь всякий раз, когда установлен флажок в данной ячейке, ячейка в основном содержит значение TRUE (ИСТИНА). Когда флажок снят, ячейка содержит значение FALSE. Теперь вы можете использовать эти флажки для добавления дополнительных функций в свою электронную таблицу.

Чтобы узнать, как использовать эти флажки в различных интерактивных приложениях, например, в списке дел или интерактивных диаграммах, вы можете обратиться к нашей статье о флажках здесь .

Таблицы с вертикальным обзором

Google Таблицы предоставляет мощную функцию VLOOKUP, которая позволяет вам искать в таблице значение, соответствующее заданному значению. Другими словами, VLOOKUP (ВПР) позволяет искать определенное значение в столбце и извлекать значение из другого столбца в той же строке.

Например, предположим, что у вас есть следующая таблица, состоящая из названий продуктов и их количества на складе:

Если вы хотите найти количество запасов, соответствующих данному продукту, вы можете легко использовать ВПР следующим образом:

=VLOOKUP(D3,A2:B6,2,FALSE)

Вышеупомянутая формула вернет количество товара, соответствующего «Блендеру».

Здесь,

Первый параметр — это значение, которое вы хотите найти в таблице.
Второй параметр — это диапазон, в котором вы хотите искать.
Третий параметр — это индекс столбца, из которого вы хотите получить значение. Поскольку мы хотим получить количество запасов, которое является вторым столбцом в заданном диапазоне, мы указали индекс как 2.
Последний параметр просто указывает, нужны ли вам точные совпадения. Поскольку мы хотим учитывать ближайшее совпадение, а не обязательно точное совпадение, мы указали это значение как FALSE.

Примечание . Еще один простой и более эффективный способ поиска значений в таблицах — использование функций INDEX-MATCH.

Импорт данных из другой электронной таблицы

Доступ к данным из другого файла или электронной таблицы в Google Таблицах не так интуитивно понятен, как в Excel. Это связано с тем, что Google Таблицы — это платформа на основе браузера, которая работает с URL-адресами страниц. Таким образом, вам понадобится специальная функция, если вы хотите импортировать данные из другой электронной таблицы.

Например, вы можете отслеживать данные о продажах продукта в разных книгах для разных филиалов компании. Чтобы объединить данные, вам не нужно открывать каждый файл, копировать соответствующие данные и объединять их. Это было бы неэффективно.

Более разумный способ сделать это — использовать функцию IMPORTRANGE, чтобы напрямую импортировать необходимые данные из соответствующих файлов в новый файл, как показано ниже:

=IMPORTRANGE(url_of_sheet,range_string)

Первый параметр должен содержать URL-адрес электронной таблицы / книги (или только ключ Google книги). Это место, которое вы видите в адресной строке браузера, когда открыта исходная электронная таблица.

Второй параметр содержит имя листа и диапазон ячеек, которые вы хотите импортировать из данного листа. Часть имени листа не является обязательной. Поэтому, если вы хотите импортировать, скажем, ячейки в диапазоне A1: F9 из листа с именем «MySheet», вы должны ввести «MySheet! A1: F9» во втором параметре функции IMPORTRANGE.

Как только вы введете эту формулу и нажмете клавишу возврата, вы увидите #REF! error. Когда вы наводите курсор на ячейку, Google Таблица спросит вас, хотите ли вы «Разрешить доступ» для соединения двух электронных таблиц. Щелкните «Разрешить доступ».

Теперь вы должны увидеть свой диапазон ячеек из исходного листа, отображаемый в желаемой точке на целевом листе.

Импорт данных с заданного URL

Если вы хотите импортировать данные, такие как файл csv (значение, разделенное запятыми) или tsv (значение, разделенное табуляцией), с заданного веб-сайта или места на диске, вы можете использовать функцию IMPORTDATA в Google Таблицах.

Эта функция принимает URL-адрес или имя файла в качестве параметра и, в свою очередь, извлекает все данные с соответствующего адреса. Затем она форматирует данные в формат, который может отображаться в вашей электронной таблице, и отображает их в ячейках, следующих за ячейкой, содержащей формулу.

Например, если вы хотите отобразить содержимое файла csv, расположенного по URL-адресу https://sample-videos.com/csv/Sample-Spreadsheet-10-rows.csv, вы можете просто использовать функцию IMPORTDATA следующим образом:

= IMPORTDATA («https://sample-videos.com/csv/Sample-Spreadsheet-10-rows.csv»)

Это экономит много времени, поскольку вы напрямую получаете все содержимое файла в своей электронной таблице, вместо того, чтобы сначала загружать его, а затем загружать или копировать.

Примечание. Убедитесь, что вы добавили протокол http: // или https: // и всегда не забывайте заключать URL-адрес в кавычки.

Преобразование PDF в Google Таблицы

Если вам нужно работать с данными в формате PDF, вы заметите, что открыть файл непосредственно в Google Таблицах невозможно. К счастью, есть несколько способов импортировать данные в Google Таблицы.

Один из способов — использовать онлайн-инструменты, доступные на таких сайтах, как Convertpdf2excel и Altoconvertpdftoexcel. Эти веб-приложения могут помочь вам быстро преобразовать файлы PDF в формат, который можно использовать и редактировать в Google Таблицах.

Помимо этих сторонних инструментов, Google Workspace Marketplace также предлагает некоторые удобные приложения, такие как PDF Tables Extractor. Это приложение предназначено для извлечения таблиц из файла PDF с сохранением структуры строк и столбцов таблиц.

Использование фильтров

При работе с большими наборами данных вы можете использовать фильтры, чтобы избавиться от отвлекающих факторов, чтобы вы могли сосредоточиться только на необходимых частях набора данных.

Фильтры позволяют скрыть определенные части вашей электронной таблицы, поэтому вы можете просматривать только те строки, которые вам интересны.

Допустим, у вас есть набор данных, состоящий из имени сотрудника, отдела, местоположения, даты присоединения и отработанных часов:

Если вы хотите видеть только те строки, в которых указано «Отдел» = «Производство», вы можете применить фильтр к своей электронной таблице следующим образом:

Выберите значок «Фильтр» на панели инструментов (или перейдите к «Данные» в меню «Фильтр»).

Это отобразит значки фильтров рядом с первой ячейкой каждого столбца.

Щелкните значок фильтра столбца, по которому вы хотите фильтровать данные. В нашем примере щелкните значок рядом с надписью «Отдел».
Выберите значения, которые вы хотите включить в фильтр, и отмените выбор значений, которые вы не хотите включать. В нашем случае мы хотим видеть все строки, относящиеся к «Производство». Поэтому мы убеждаемся, что выбрана только опция «Производство», а все остальные опции не выбраны.

Теперь вы должны увидеть только столбцы, в которых «Отдел» = «Производство».

Чтобы удалить фильтры и вернуться к просмотру исходного набора данных, вы можете просто щелкнуть значок фильтра еще раз, чтобы отключить его.

Быстрое выделение строк, содержащих определенное значение

Фильтры могут предоставить отличный способ быстро выделить строки, содержащие определенное значение, если вы хотите впоследствии выполнить другие действия с этими строками или просто увидеть их красивыми и понятными.

Например, в нашем предыдущем примере с именем сотрудника, отделом, местонахождением, датой присоединения и отработанными часами вы можете выделить все строки, где «Отдел» = «Производство».

Вы можете сделать это вручную, выбрав требуемые строки, удерживая нажатой клавишу CTRL, а затем используя кнопку «Цвет заливки», но это будет утомительно, если ваш набор данных большой.

Более эффективным способом было бы просто применить фильтр для отображения только тех строк, где «Отдел» = «Производство» (как показано в предыдущем разделе).

Теперь вы заметите, что строки появляются одна под другой, что позволяет легко выбрать все видимые строки за один раз.

Когда вы удалите фильтр, вы увидите все строки, в которых выбрано «Отдел» = «Производство». Теперь вы можете выбрать эти строки и изменить их выделение, нажав кнопку «Цвет заливки»:

Когда вы удалите фильтры, вы увидите, что все строки, в которых «Отдел» = «Производство», выделены выбранным цветом:

Удаление пустых строк

Еще одно отличное применение фильтров — удаление пустых строк. Когда вы импортируете данные из другого места в Google Таблицы, всегда есть возможность получить случайные пустые строки в вашей электронной таблице. Если таблица действительно большая, может быть сложно отследить их и удалить вручную.

Отличный способ сделать это быстро — использовать фильтры:

Выберите значок «Фильтр» на панели инструментов (или перейдите к «Данные» в меню «Фильтр»).
Щелкните значок фильтра в любом столбце.
Щелкните ссылку «Очистить» в открывшемся раскрывающемся списке. Это снимет отметку со всех значений из списка значений в столбце.

Проверьте значение, где написано «(Пробелы)».

Щелкните ОК.
Теперь вы увидите, что все строки, в которых были данные, теперь скрыты, и видны только те строки, которые были пустыми.

Выделите все видимые строки (с пробелами), щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Удалить выбранные строки».

Снимите фильтры.

Теперь вы должны обнаружить, что все пустые строки удалены.

Удаление строк с повторяющимися данными

Другая распространенная задача очистки данных заключается в удалении повторяющихся строк. В Google Таблицах также есть простой пункт меню, позволяющий сделать это быстро.

Рассмотрим следующий набор данных:

Чтобы избавиться от повторяющихся строк, все, что вам нужно сделать, это выбрать диапазон ячеек, которые вы хотите очистить, выбрать «Удалить дубликаты» в меню «Данные», а затем нажать кнопку «Удалить дубликаты» (после указания любых другие настройки в диалоговом окне).

Вы увидите окно с сообщением о том, сколько строк было удалено.

Когда вы нажмете ОК, вы должны обнаружить, что все повторяющиеся строки удалены из вашего выбора.

Разделение текста на столбцы

Распространенной задачей при работе с данными, которые были импортированы в Google Таблицы, является задача разделения ячейки, содержащей набор значений или текст. Эти значения обычно разделяются заданным разделителем, например запятой или пробелом. Итак, вот трюк, который использует эти разделители для разделения ячеек на отдельные столбцы.

Допустим, у вас есть список полных имен, и вы хотите разделить его на две колонки — имя и фамилия.

Обратите внимание, что у каждого имени есть пробел, разделяющий имя и фамилию. Таким образом, мы можем использовать это как разделитель и применить функцию «Разделить текст по столбцам» в Google Таблицах к каждому имени следующим образом:

Выделите все имена в столбце
В меню «Данные» выберите «Разбить текст на столбцы».

Вы увидите небольшой компонент, похожий на всплывающую подсказку, рядом с вашим выбором, предлагающий вам выбрать «Разделитель» или разделитель.

Щелкните раскрывающийся список рядом с «Разделителем» и выберите вариант «Пробел».

Теперь вы должны увидеть имена, разделенные на две колонки.

Добавление (или вычитание) дней к дате

Бывают случаи, когда вам нужно добавить к дате заданное количество дней. Например, вам может потребоваться добавить определенное количество дней, чтобы получить ориентировочную дату доставки, или вычесть количество дней из данной даты, чтобы вернуться к начальной дате.

Эти расчеты намного проще выполнить в Google Таблицах, чем вы думаете. Все, что вам нужно сделать, это выполнить простое сложение или вычитание. Итак, если у вас есть дата в ячейке A2 и вы хотите добавить к ней 10 дней, вам нужно только ввести:

= (A2 + 10)

Аналогичным образом, чтобы вычесть 10 дней из даты, введите:

= (A2-10)

Причина этого простого решения в том, что даты по своей сути представлены в виде серийных номеров в Google Таблицах. Серийный номер начинается с 1, что соответствует дате 31 декабря 1899 г. Каждый день после этой даты серийный номер увеличивается на 1.

Таким образом, дата 20 июня 2021 года на самом деле является порядковым номером 44267, потому что это ровно 44 367 дней после 31 декабря 1899 года. Когда вы добавляете дни к дате в Google Таблицах, она по существу добавляет это число к серийному номеру, который она представляет. То же самое и с вычитанием.

Примечание. Иногда в результате вы можете получить серийный номер вместо фактической даты. Если это произойдет, вы можете узнать, что делать, в нашем руководстве о том, как добавлять дни к дате .

Если вы хотите добавить количество дней, скажем, 10 к текущей дате, просто добавьте количество дней в формулу TODAY() следующим образом:

=TODAY()+10

Функция TODAY() возвращает текущую дату в зависимости от текущих настроек даты и времени в вашем браузере.

Вас могут заинтересовать следующие статьи: