Как использовать функцию SORTN в Google Таблицах

Функция SORTN в Google Таблицах полезна, когда вы собираетесь отсортировать диапазон данных и вернуть только несколько элементов из отсортированного результата.

При работе с наборами данных, такими как рейтинги или каталоги в Google Таблицах, вы могли столкнуться со случаями, когда вам нужно было отсортировать и отфильтровать самые популярные элементы из определенной категории. Конечно, вы можете добиться этого с помощью комбинации функций, но функция SORTN может пригодиться для упрощения вашей работы.

SORTN позволяет сократить количество функций, которые в противном случае потребовались бы от двух до трех, до одной. С её помощью вы сможете значительно сэкономить время и выполнять свою работу более эффективно.

Давайте рассмотрим этот вариант использования.

Предположим, вы ведете учет агентов с соответствующими продажами в течение трех месяцев. Определить лучших агентов с точки зрения продаж должно быть легко, если у вас их всего от трех до пяти. Но совсем другое дело, если у вас их больше, например, сотни или даже тысячи записей.

Вы, вероятно, уже знаете о функции SORT и можете обратиться к ней, если еще не слышали о SORTN. Хотя верно, что вы можете легко отсортировать диапазон ячеек в порядке возрастания или убывания, используя первое, вы не сможете сразу извлечь записи, скажем, ваших трех основных агентов, если вы не используете другую функцию, например ARRAY_CONSTRAIN.

Звучит утомительно, правда? Если бы только можно было объединить эти функции в одну. Что ж, вы будете рады узнать, что SORTN именно этим и занимается. Эта функция выполняет работу по сортировке и, в то же время, извлекает верхние записи из заданного диапазона.

С помощью этой функции вам не нужно беспокоиться о написании сложных синтаксисов в ваших таблицах Google только для того, чтобы вернуть подмножество больших данных.

Теперь, когда у вас есть обзор того, что может делать SORTN, давайте проверим её в реальных условиях, чтобы вы могли реализовать больше её практических приложений. Начнем с понимания её особенностей.

Особенности функции SORTN

Для написания функции в Google Таблицах требуется особый синтаксис или структура. Для SORTN мы должны написать это так:

= SORTN (range, [n], [display_ties_mode], [sort_column], [is_ascending],…)

Давайте разберем синтаксис и разберемся с каждым компонентом:

• =, как и другие функции, знак равенства — это первый символ, который мы должны ввести, чтобы использовать SORTN.
• SORTN () это наша функция SORTN. Написание этого в основном означает, что мы назначаем Google Таблицам использовать эту функцию для наших параметров.
• range (диапазон) — наш первый обязательный параметр. Это группа ячеек, в которой будет работать SORTN.
• [n] — числовое значение, определяющее количество записей, которые должна возвращать функция. Вы можете опустить этот параметр, если все, что вам нужно, это вернуть одну строку. В противном случае вам нужно будет указать здесь количество строк.
• [display_ties_mode] — еще один необязательный параметр, который можно использовать, чтобы указать, как обрабатывать связи в выводе:
  • • 0 — значение по умолчанию, поэтому вам не нужно писать его, если вы собираетесь использовать этот режим. Использование режима по умолчанию показывает указанное вами количество лучших записей независимо от связей или дубликатов.
    • 1 должно быть значением, если есть необходимость показать связи или дубликаты вашего лучшего рекорда.
    • 2 можно использовать для отображения только одного экземпляра ваших лучших записей, если у них есть дубликаты.
    • 3 — это режим, который вы должны использовать для возврата всего указанного вами количества лучших записей, включая дубликаты.
• [sort_column] — необязательный параметр, который используется специально для диапазонов ячеек, содержащих несколько столбцов. Здесь вам нужно указать индекс сортируемого столбца.
• [is_ascending] определяет, как диапазон сортируется: установка значения TRUE означает в возрастающем порядке, а значение FALSE означает убывание.

Реальный пример использования функции SORTN

Ниже приведен пример, показывающий, как использовать SORTN для сортировки и отображения только верхних записей заданного диапазона.

=SORTN(A2:B11,3,0,2,FALSE)

Теперь давайте попробуем проанализировать параметры нашей функции, чтобы понять, как она работает.

В качестве первого параметра мы использовали имена агентов и их общий объем продаж (A2: B11) в качестве диапазона для нашей функции SORTN. Нам нужны только три лучших агента, поэтому мы указали номер 3 сразу после диапазона, чтобы функция отображала только три самые высокие записи.

Поскольку наш диапазон ячеек содержит два столбца (A и B), мы сообщаем функции, что столбец B является нашим критерием при сортировке и определении наивысшего общего объема продаж агентов. Следовательно, мы указали его индекс столбца, 2 , как [sort_column] .

Обратите внимание, что наш последний параметр [is_ascending] содержит FALSE . Мы присвоили это значение, чтобы записи отсортировывались по убыванию.

Давайте завершим этот практический пример простым объяснением.

В этом сценарии SORTN идентифицирует все свои параметры и сортирует их на основе заданных критериев. С отсортированными значениями функция продолжила отображать только три верхние записи. На самом деле это довольно просто, не правда ли?

На этот раз давайте попрактикуемся в написании нашей собственной функции SORTN. Не волнуйтесь, потому что я буду сопровождать вас на каждом этапе пути. Мы будем использовать те же данные, поэтому убедитесь, что у вас есть копия, и откройте электронную таблицу, которую я предоставил выше.

Как использовать функцию SORTN в Google Таблицах

• Щелкните ячейку, в которой вы хотите отобразить результат. Для целей этого руководства я добавил новые выходные столбцы с заголовками «Самая низкая продажа» и «Самая высокая продажа» соответственно. Давайте сначала сосредоточимся на отображении агента с наименьшей продажей, поэтому щелкните ячейку F2 . 
• Когда ячейка уже активна, введите знак равенства ‘ = ‘, за которым сразу следует имя нашей функции — SORTN . Вы заметите, что по мере ввода функции под ней появляется поле автоматического предложения. Вы можете завершить ввод SORTN ( или щелкнуть по предложению функции SORTN, чтобы ускорить процесс.
• Давайте теперь определим параметры нашей функции. Во-первых, давайте установим диапазон ячеек, содержащий записи, которые нам нужно отсортировать. Мы должны включить всех агентов и общий объем продаж, поэтому диапазон ячеек должен быть A2: B11. В Google Таблицах вы можете установить параметр диапазона ячеек двумя способами — набрав его вручную или щелкнув и перетащив группу ячеек. . Выберите тот метод, который вам больше нравится. Вы увидите, что определенный вами диапазон ячеек будет выделен в электронной таблице.
  
• Следующий параметр должен содержать количество возвращаемых записей. Наша цель — отображать только самую низкую продажу, поэтому нам нужно определить 1 как наше [n] .
• Нам нужно будет рассмотреть возможность участия в общих продажах наших агентов. Таким образом, нам нужно установить [display_ties_mode] параметр 1 . Как упоминалось ранее, имеющий 1 , как значение этого параметра задает функцию , чтобы показать также результат.
• Конечно, функция должна знать, какой столбец должен быть основой для выполнения процесса сортировки. Поскольку столбец B содержит записи о продажах и является вторым столбцом в диапазоне, нам нужно будет ввести 2 как [sort_column] .
• Наш последний параметр [is_ascending] определяет процесс сортировки нашей функции. Помните, что мы пытаемся найти самую низкую продажу. Для этого записи должны быть от низшего к высшему или по возрастанию, как мы это обычно называем. Рассматривайте этот параметр как подтверждение, которое спрашивает, идет ли процесс сортировки по возрастанию или нет. Здесь есть только два возможных ответа — ИСТИНА или ЛОЖЬ. Нам нужно будет ввести ИСТИНА, чтобы подтвердить, что процесс сортировки действительно идет по возрастанию.
• Последнее, что нам нужно сделать, это закрыть нашу функцию. Нам нужно ввести закрывающую скобку ‘ ) ‘ и нажать клавишу Enter со всеми уже определенными параметрами. Теперь у вас должен быть результат, аналогичный изображенному ниже.
  Совсем не сложно, правда? На этот раз попытайтесь найти агента с наибольшей продажей и отобразите его результат в ячейке H2 . Просто выполните те же шаги, которые обсуждались ранее, но на этот раз убедитесь, что для параметра [is_ascending] установлено значение FALSE. Если ваша функция верна, у вас должен быть этот вывод.

Поздравляем, что вы так далеко зашли! Теперь вы знаете все, что нужно знать о функции SORTN. Вы можете использовать его вместе с другими формулами Google Таблиц, чтобы упростить свою работу.