Google Таблицы — это не база данных. Но их можно использовать для основных функций базы данных. Функцию LOOKUP можно использовать для поиска конкретной информации в наборе данных. Связанные функции включают VLOOKUP and HLOOKUP.

Давайте погрузимся в то, как использовать LOOKUP в Google Таблицах.

Что делает LOOKUP?

LOOKUP — это сложная функция данных. Основной формат Google Таблиц LOOKUP следующий:

=LOOKUP(‘search_key’,’search_column’,’return_column’);

В этом алгоритме:

  • Search_key относится к элементу, который вы ищете.
  • Search_column указывает, где вы ищете этот элемент.
  • Return_column — это те данные, которые вам нужны.

Основная проблема с LOOKUP заключается в том, что она может сбивать с толку. Поиск работает очень чисто при использовании с идентификационными номерами, но он может работать беспорядочно или непредсказуемо с текстом.

Как использовать LOOKUP в Google Таблицах

Начнем с очень простого примера. Когда вы используете LOOKUP в Google Таблицах, вы, вероятно, будете использовать большие объемы данных. Но проще всего понять LOOKUP в небольшой таблице.

Здесь у нас есть список книг в библиотеке. Мы знаем номер, название, автора и жанр. Мы хотим узнать, какая книга номер 4 в библиотеке. Итак, выполняем следующее:

=LOOKUP(4,A2:A9,B2:B9);

И в результате мы получаем Invisible Man — «Человек-невидимка». Это 4-я книга в библиотеке. Конечно, это имеет ограниченную полезность; нам нужно знать номер элемента, и если мы это знаем, мы, вероятно, уже знаем название.

Что, если вместо этого мы захотим узнать автора книги?

Это так просто: вот как LOOKUP в Google Таблицах.

Но на самом деле вы, вероятно, будете искать конкретное значение символа — текстовую строку. Здесь все немного сложнее.

Поиск текстовой строки с помощью LOOKUP

Допустим, у нас есть название книги, но нам нужно найти ее автора. Мы можем сделать это; цифру «4» можно легко заменить на строку. Помните, что строку всегда нужно заключать в кавычки.

Здесь мы написали:

=LOOKUP(“Catcher in the Rye”,A2:A9,B2:B9);

И мы смогли вернуть «Дж. Д. Сэлинджера». Это правильный автор «Над пропастью во ржи», поэтому наш запрос выполнен.

Но подожди. Что произойдет, если мы просто введем в поле слово «Catcher»?

Это дает нам «Агату Кристи», что неверно. И это одна из самых важных проблем с LOOKUP:

Результаты могут быть очень непредсказуемыми, если вы используете поиск по тексту и не используете весь текст.

Вместо того, чтобы возвращать N / A (что иногда и происходит), Google Таблицы часто возвращают неверное значение. Здесь мы видим, что Агата Кристи даже не приблизилась к ответу, но, тем не менее, она вернулась.

Как мы можем это исправить? Используя подстановочный знак.

Здесь вместо ввода «Catcher» мы набрали «Catcher%». % означает, что мы знаем, что текста больше, и мы ищем все, что соответствует этому тексту. И это важно отметить. Если бы мы не осознавали, что Агата Кристи не писала эту книгу, мы бы никогда не поймали ошибку!

И еще одно предостережение: мы не можем написать «% Man%», чтобы найти Человека-невидимку. Мы могли написать только «Невидимый%». У нас должно быть начало поискового запроса — у нас не может быть его конца.

Иногда запрос возвращает «N / A». Обычно это означает, что данные просто невозможно найти. Но в противном случае запрос часто будет пытаться вернуть то, что кажется достаточно близким. И его определение того, что «достаточно близко», может не совпадать с нашим.

Поиск информации по строкам с помощью LOOKUP

До сих пор мы использовали столбцы информации. Но также можно искать информацию, которая хранится в строках.

Представим, что наша информация была организована иначе.

Это немного более громоздко. Но, как видите, на самом деле это одна и та же функция. Единственное отличие состоит в том, что вы выбираете первую строку (от B1 до I1) и вторую строку (от B2 до I2) вместо того, чтобы выбирать столбцы, которые вы выбрали ранее. Это будет работать точно так же.

Не рекомендуется организовывать данные таким образом, но функционально это на самом деле то же самое для компьютера — просто менее читаемо для человека.

А как насчет VLOOKUP и HLOOKUP?

Если вы используете LOOKUP, вам также следует знать о двойных функциях VLOOKUP и HLOOKUP, которые расширяют его функциональность. Бывают случаи, когда использование команды VLOOKUP и HLOOKUP будет проще или лучше, чем попытка использовать LOOKUP.

VLOOKUP и HLOOKUP работают аналогично функции LOOKUP, но есть заметное различие — в частности, в способе, которым функция определяет значение столбца / строки, которое должно быть возвращено.

Давайте посмотрим на VLOOKUP.

Обратите внимание, что алгоритм выглядит следующим образом:

=VLOOKUP(“Catcher in the Rye”,B2:D9,2)

Здесь есть два заметных отличия от другой функции.

Во-первых, данные, в которых выполняется поиск, — это все данные, от B2 до D9, а не только строка, в которой выполняется поиск текста.

Во-вторых, мы устанавливаем столбец, который хотим вернуть. В данном случае «2». Если мы изменим это значение на «3», мы вернем жанр «Над пропастью во ржи» (художественная литература).

Таким образом, это более простой способ перебирать разные столбцы в наборе данных, по крайней мере, с точки зрения записи и удобочитаемости.

HLOOKUP работает таким же образом, но для данных, организованных горизонтально.

Как и в случае с LOOKUP, если вы используете «Catcher», он не найдет нужный объект. Но если вы используете «Catcher%», он будет. Все зависит от ваших подстановочных знаков.

Когда бы вы использовали VLOOKUP и HLOOKUP против LOOKUP? По сути, все они делают одно и то же, но VLOOKUP и HLOOKUP обеспечивают немного больше контроля в отношении возвращаемых вами данных.

И еще кое-что. В самом конце VLOOKUP и HLOOKUP вы можете указать, будут ли ваши данные отсортированы или нет. Вы можете ввести ИСТИНА, если отсортировано, и ЛОЖЬ, если нет. Вы должны это запомнить. Если ваши данные не возвращаются должным образом, вероятно, из-за этой проблемы.

Каковы ограничения LOOKUP?

К настоящему времени стало очевидно, что, хотя LOOKUP — очень полезная функция, она также ограничена.

Когда вы используете LOOKUP, вы должны знать:

  • Вы всегда должны проверять и перепроверять свои данные, чтобы подтвердить их. LOOKUP может «незаметно дать сбой» или дать неверные результаты. Это особенно верно, потому что оно вернет только одно значение — поэтому, если вы ищете «Боб» и у вас есть два «Боба», вы можете не получить то, что хотите.
  • Ваши данные всегда должны быть отсортированы. Если ваши данные не отсортированы до того, как вы начнете использовать LOOKUP, функциональные возможности могут быть ограничены или сбивать с толку.
  • Вам следует рассмотреть возможность использования VLOOKUP или HLOOKUP. Это может обеспечить лучший уровень детального контроля над получаемыми вами данными.

На самом деле Google Таблицы не предназначены для замены настоящей базы данных. Для Google Таблиц нет языка структурированных запросов (SQL), хотя Google Таблицы можно легко импортировать в настоящую базу данных. Итак, ваши ожидания относительно функций, подобных базам данных, должны быть довольно ограниченными.

Но даже в этом случае LOOKUP может облегчить вашу работу. В нашем примере нам нужно перебрать всего несколько книг. Но в вашем примере у вас могут быть сотни или даже тысячи записей для проверки.

Теперь вы знаете, как использовать LOOKUP в Google Таблицах!

Рекомендуем! Пройти очень эффективный Онлайн-курс «Гугл-таблицы» и «Excel» для начинающих.