Организационная диаграмма довольно часто используется в презентациях и отчетах. это простая диаграмма, которая показывает иерархию того, кто кому подчиняется в организации.

Ниже приведен пример простой организационной диаграммы.

Если вы думаете, что создание этих текстовых полей и блок-схемы займет много времени, вот хорошие новости — это займет всего несколько щелчков мышью.

В Google Таблицах есть встроенный тип диаграммы, который называется организационной диаграммой . Все, что вам нужно сделать, это иметь данные в таблице, и Google Sheets сделает все построение организационной диаграммы.

В этом уроке я покажу вам, как быстро создать организационную диаграмму в Google Таблицах .

Итак, приступим!

Сбор данных для организационной диаграммы

Первый шаг в создании организационной диаграммы — убедиться, что у вас есть данные в правильном формате в Google Таблицах.

Для начала все, что вам нужно, это два столбца: в одном указывается назначение, а в другом — перед кем отчитывается этот человек (обладающий назначением).

Ниже у меня есть таблица для небольшой организации, где в столбце A указано обозначение, а в столбце B указано, кому подчиняется человек из столбца A.

Например, генеральный директор никому не подчиняется, а вице-президент по маркетингу подчиняется генеральному директору и так далее. Теперь. мы создадим организационную диаграмму, используя эти данные.

Создание организационной диаграммы в Google Таблицах

Ниже приведены шаги по созданию организационной диаграммы с использованием созданной нами таблицы:

  • Выбрать весь набор данных
  • В меню выберите пункт «Вставить».
  • Щелкните «Диаграмма». Это вставит пустую диаграмму, а также откроет панель редактора диаграмм справа.
  • На панели редактора диаграмм на вкладке «Настройка» щелкните раскрывающееся меню «Тип диаграммы».
  • Прокрутите вниз и выберите опцию «Организационная диаграмма».
  • Установите флажок «Использовать строку 1 в качестве заголовков».

Вышеупомянутые шаги позволят вставить организационную диаграмму в Google Таблицы с использованием выбранных данных (как показано ниже).

Поскольку эта диаграмма связана с таблицей, если вы внесете какие-либо изменения в таблицу, они будут отражены в организационной диаграмме в режиме реального времени.

Добавление имен в организационную диаграмму

Если вы также хотите добавить имя человека, имеющего обозначение в организационной диаграмме, есть два способа сделать это в Google Таблицах.

  • Отображать имя всякий раз, когда вы наводите курсор на поле, содержащее обозначение.
  • Иметь имя как часть обозначения в самом поле

Давайте посмотрим, как это сделать.

Отображение имен в виде всплывающих подсказок

Для этого метода у вас может быть дополнительный столбец, в который вы добавляете имена людей, которые имеют определенное обозначение (как показано ниже).

Обратите внимание, что я добавил столбец имен справа от двух существующих столбцов. Это немного упрощает построение организационной схемы.

Если вы хотите, вы можете разместить столбец имен в начале (как крайний левый столбец), а затем настроить организационную диаграмму, чтобы получить правильные данные из правого столбца.

Ниже приведены шаги по созданию организационной диаграммы с именами в Google Таблицах:

  • Выбрать весь набор данных
  • Откройте меню «Вставка».
  • Нажмите на графики
  • В «Редакторе диаграмм» на вкладке «Настройка» щелкните раскрывающееся меню типа диаграммы.
  • Выберите организационную схему
  • Установите флажок «Использовать строку 1 в качестве заголовков».

Вышеупомянутые шаги будут вставлены в ту же организационную схему, что и та, которую мы вставили выше, без имен.

Но когда вы выбираете диаграмму и наводите курсор на любое из полей, она отображает имя человека, имеющего это обозначение.

Преимущество использования этого метода заключается в том, что он не занимает много места, но при этом дает нам дополнительную информацию об имени человека.

С другой стороны, недостатком является то, что если вы решите экспортировать эту диаграмму как файл PNG или файл PDF, вы потеряете возможность получать имя в качестве всплывающей подсказки при щелчке по полю.

Добавление имени как части набора данных

Этот метод точно такой же, как мы рассмотрели в начале. Единственное отличие состоит в том, что здесь, наряду с обозначением, мы также имеем имя человека, которому принадлежит эта должность.

Ниже представлен набор данных, который я собираюсь использовать для создания этой организационной схемы.

По косметическим причинам я добавил имя человека в следующей строке той же ячейки. Это гарантирует, что наша организационная структура не будет слишком широкой.

Ниже приведены шаги по созданию организационной диаграммы с использованием этих данных:

  • Выбрать весь набор данных
  • Откройте меню «Вставка».
  • Нажмите на графики
  • В «Редакторе диаграмм» на вкладке «Настройка» щелкните раскрывающееся меню типа диаграммы.
  • Выберите организационную схему
  • Установите флажок «Использовать строку 1 в качестве заголовков».

Это даст вам организационную диаграмму, как показано ниже:

Поскольку в каждом поле есть имена, этот тип организационной диаграммы может быть немного шире, чем диаграмма, содержащая только обозначения.

Настройка организационной диаграммы

Хотя в Google Таблицах мало что можно настроить в организационной диаграмме, есть две вещи, которые вы можете изменить:

  • Размер организационной схемы (маленький, средний и большой)
  • Цвет узла (это поле, содержащее обозначение и имена)
  • Цвет любого выделенного блока / узла

Чтобы настроить эти параметры, выберите диаграмму и затем щелкните вкладку «Настройка» на панели «Редактор диаграмм».

Загрузка организационной диаграммы из Google Таблиц (в виде изображения или PDF)

Хотя здорово иметь возможность быстро создать организационную диаграмму в Google Таблицах, с большой вероятностью вы собираетесь использовать эту диаграмму в презентации PowerPoint или как часть отчета в Google Docs или Microsoft Word.

А благодаря великолепному Google Sheet вы можете легко экспортировать диаграмму в файл PNG или PDF одним щелчком мыши.

Ниже приведены инструкции по загрузке организационной схемы в виде файла PNG (или файла PDF).

  • Выберите организационную диаграмму, которую вы уже создали
  • Нажмите на три вертикальные точки, которые появляются в верхней правой части диаграммы.
  • Перейдите к варианту загрузки и нажмите PNG или PDF.

Вышеупомянутые шаги мгновенно загрузят диаграмму в выбранном формате файла.

Итак, вот как вы можете легко создать и настроить организационную диаграмму в Google Таблицах . После создания вы можете экспортировать его как векторный файл PNG, PDF или SVG для дальнейшего использования.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным.

Рекомендуем! Пройти очень эффективный Онлайн-курс «Гугл-таблицы» и «Excel» для начинающих.