В этом руководстве вы узнаете, как быстро создать раскрывающийся список в наших любимых таблицах Google, с помощью проверки данных. Выпадающие списки можно использовать при вводе данных, если вы хотите, чтобы пользователь мог выбирать только из предопределенных параметров. Это также гарантирует отсутствие ошибок (например, слов с ошибками).

Вы также можете использовать раскрывающиеся списки в Google, для создания интерактивных диаграмм, списков дел и информационных панелей.

Например, вы можете создать раскрывающийся список со списком дел, в котором пользователь может выбрать один из вариантов, таких как задача завершена, незавершенная задача, еще не запущенная.

Другое (расширенное) использование раскрывающегося списка может заключаться в извлечении данных для выбранного элемента. Например, предположим, что у вас есть список учеников и их оценки по пяти предметам.

Вы можете использовать раскрывающееся меню, чтобы выбрать имя учащегося и использовать формулы для автоматического извлечения сведений об оценке этого учащегося. Вы также узнаете, как копировать раскрывающиеся списки из одной ячейки и вставлять их в другие ячейки. Вы также можете легко удалить сразу все раскрывающиеся списки из всех ячеек.

В Гугл Таблицах есть несколько полезных функций, которые помогут вам повысить эффективность ввода данных.

Раскрывающиеся списки — одна из таких функций, которая позволяет быстро выбирать из предварительно заполненного списка. Таким образом, вам не нужно вводить текст вручную — просто выберите его из раскрывающегося списка (как показано ниже).

Независимо от того, составляете ли вы бюджет для своих ежемесячных расходов или подсчитываете оценки каждого ученика в классе, раскрывающийся список может быть полезным и быстрым способом сделать это.

Плюс к созданию раскрывающегося списка заключается в том, что он довольно прост и дает немедленные результаты.

Это также гарантирует, что ваш ввод данных не содержит ошибок, поскольку вы позволяете пользователю выбирать из заданого раскрывающегося списка вместо того, чтобы вводить данные вручную (что может привести к ошибкам в написании слов или неправильному формату).

Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах

В этом руководстве я покажу вам, как создавать и использовать раскрывающиеся списки в Google Таблицах.

Создать раскрывающийся список с использованием диапазона ячеек

Вы можете создать раскрывающийся список в Google Таблицах, используя набор данных, который уже находится в диапазоне ячеек.

Предположим, у вас есть определенный набор данных, как, к примеру, показано ниже, и вы хотите создать раскрывающийся список в ячейке C2 (вы также можете создать эти раскрывающиеся списки в нескольких ячейках одновременно).

Ниже приведены шаги по созданию раскрывающегося списка в Гугл Таблицах:

  • Выберите ячейку (или диапазон ячеек), в которой вы хотите открыть раскрывающийся список
  • В меню выберите пункт «Данные».
  • Нажмите на опцию «Проверка данных».
  • В диалоговом окне «Проверка данных» убедитесь, что выбрана правильная ячейка / диапазон. При желании вы можете изменить ячейку / диапазон в диалоговом окне «Проверка данных».
  • В разделе «Критерии» выберите вариант — «Список из диапазона».
  • В поле рядом с ним введите адрес ячейки / диапазона, в котором вы хотите открыть раскрывающееся меню. Лучше всего щелкнуть значок «Выбрать диапазон данных», а затем вручную выбрать ячейку / диапазон на листе.
  • Убедитесь, что выбран параметр «Показывать раскрывающийся список в ячейке». Если этот флажок не установлен, вы не увидите значок раскрывающегося списка в ячейке / диапазоне, где они были добавлены.
  • Щелкните Сохранить.

Теперь у вас есть раскрывающиеся списки в выбранных ячейках. Вы можете щелкнуть значок раскрывающегося списка (маленькая стрелка, направленная вниз), и он покажет вам все варианты, из которых вы можете выбрать. И как только вы сделаете выбор, это значение добавляется в ячейку.

Создать раскрывающийся список, указав элементы вручную

Если вы не хотите, чтобы список элементов в диапазоне на листе, а вместо этого указывал их вручную, вы также можете сделать это.

Это может быть тот случай, когда вы хотите иметь такие варианты, как «Да / Нет» или «Хорошо / Хорошо / Плохо» в качестве элементов в раскрывающемся списке. Вместо того, чтобы располагать их где-нибудь на листе, вы можете легко указать их при создании раскрывающегося списка.

Ниже приведены шаги по созданию раскрывающегося списка путем указания параметров вручную:

  • Выберите ячейку (или диапазон ячеек), в которой вы хотите открыть раскрывающийся список
  • В меню выберите параметр «Данные».
  • Нажмите на опцию Data Validation.
  • В диалоговом окне «Проверка данных» убедитесь, что выбрана правильная ячейка / диапазон. При желании вы можете изменить ячейку / диапазон в диалоговом окне «Проверка данных».
  • В разделе «Критерии» выберите вариант — «Список товаров».
  • В поле рядом с ним вручную введите элементы (через запятую), которые должны отображаться в раскрывающемся списке. В этом примере, поскольку я хочу показать Да / Нет, я бы ввел — Да / Нет.
  • Убедитесь, что выбран параметр «Показывать раскрывающийся список в ячейке». Если этот флажок не установлен, вы не увидите значок раскрывающегося списка в ячейке / диапазоне, где они были добавлены.
  • Щелкните Сохранить.

Теперь, когда вы щелкаете значок раскрывающегося списка в ячейке, в раскрывающемся списке отображаются варианты «Да» и «Нет».

Копирование раскрывающегося списка

Вы можете легко скопировать и вставить раскрывающийся список из одной ячейки в другую.

Все, что вам нужно сделать, это выбрать ячейку, в которой уже есть раскрывающееся меню, скопировать ячейку (Control + C), а затем вставить ее в ячейки / диапазон, где вы хотите.

Как только вы это сделаете, выпадающие списки в ячейках станут доступны и в скопированных ячейках.

Если вы хотите скопировать только раскрывающийся список из ячейки, а не форматирование (к примеру, цвет, или же границу или числовой формат), то тогда выполните следующие действия:

  • Выберите ячейку, из которой вы хотите скопировать раскрывающийся список
  • Скопируйте ячейку (Ctrl + C)
  • Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите скопировать раскрывающийся список
  • Наведите курсор на опцию Специальная вставка.
  • Нажмите на опцию «Вставить только проверку данных».

Как изменить или удалить раскрывающийся список

Если у вас есть раскрывающийся список (или правило проверки данных) в ячейке, и вы хотите удалить его или отредактировать, вы можете легко это сделать.

Ниже приведены конкретные шаги по удалению из ячейки — раскрывающегося списка или же диапазона ячеек:

  • Выберите ячейки, из которых вы хотите удалить раскрывающийся список
  • Выберите в меню параметр «Данные».
  • Щелкните Проверка данных. После чего откроется диалоговое окно «Проверка данных».
  • Убедитесь, что в диалоговом окне «Проверка данных» выбрана правильная ячейка. При желании вы также можете изменить ячейки в диалоговом окне.
  • Нажмите на опцию «Удалить проверку».
  • Щелкните Сохранить.

Если вы хотите отредактировать раскрывающееся меню и изменить его (например, добавить в него дополнительные элементы или сделать так, чтобы оно ссылалось на какой-либо другой диапазон в качестве источника), вы можете сделать это, используя те же шаги. Просто внесите изменения и нажмите кнопку «Сохранить».

Рекомендуем! Пройти очень эффективный Онлайн-курс «Гугл-таблицы» и «Excel» для начинающих.