Лучшие способы защитить данные вашей таблицы Google

Изучение способов защиты данных в Google Таблицах полезно, особенно когда вы работаете в среде коворкинга и Google Таблицы используются совместно несколькими людьми.

Возможность совместного использования и совместной работы над электронной таблицей в Google Таблицах — ценная функция, но может потребоваться более внимательное рассмотрение того, как защитить ваши данные от несанкционированных изменений. 

Есть три основных способа защитить ваши данные в Google Таблицах:

• Инструмент защиты листа (Protect sheet tool)
• Инструмент правил уведомлений (Notification rules tool)
• Инструмент проверки данных (Data validation tool)

Давайте перейдем к некоторым примерам, чтобы лучше визуализировать эти инструменты!

1. Использование инструмента Protect Sheet Tool для защиты данных Google Таблиц

Инструмент защиты листа предлагает несколько вариантов. Вы можете защитить диапазон ячеек, ограничивающий их обновление, или даже целую вкладку. 

Пример 1

Если вы хотите защитить только диапазон ячеек в своей электронной таблице, вот как это сделать!

• Во-первых, мы должны выбрать диапазон ячеек для защиты. В этом примере это будет B5: C9 .

• Затем нажмите «Инструменты» и нажмите «Защитить лист» .

• В правой части экрана появится всплывающее окно. Затем мы выбираем «Диапазон» и вводим имя листа и диапазон ячеек. В этом примере это «HistoryPaper»! B5: C9 . Не забудьте назвать свои защищенные ячейки, так как вы можете потерять их из виду, когда будет защищено больше ячеек.

• Как только мы нажмем «Установить разрешения», появится другое всплывающее окно. Мы бы выбрали «Ограничить, кто может редактировать этот диапазон» . Следовательно, теперь вы можете ограничить доступ к редактированию только себе или другим уполномоченным лицам.  

• Как только мы нажмем «Готово» , боковая панель заполнит защищенные ячейки.

Пример 2

Инструмент защиты листа также может защитить от нежелательных обновлений всю электронную таблицу вместо диапазона ячеек. 

• Вместо выбора «Диапазон» мы теперь выбираем «Лист» .

• После того, как мы установим права доступа к редактированию этой вкладки, рядом с названием вкладки появится символ «замка» .

Пример 3

Инструмент защиты листа также предлагает возможность создания предупреждающего знака, когда люди пытаются редактировать определенные ячейки или электронные таблицы.

• После нажатия кнопки «Установить разрешения» во всплывающем окне «Разрешения на редактирование диапазона» вместо этого выберите «Показывать предупреждение при редактировании этого диапазона» .  

• Это даст предупреждение тем, кто хочет редактировать листы или ячейки. 

2. Использование инструмента правил уведомлений для защиты данных в Google Таблицах

Инструмент правила уведомления может помочь вам уведомить, когда кто-то вносит изменения в ваши электронные таблицы. Это отличный инструмент, чтобы точно знать, кто и что изменилось в вашей таблице.

Пример 1

• Сначала нажмите «Инструменты», а затем «Правила уведомлений» .

• Появится всплывающее окно, чтобы установить, когда уведомлять, а также частоту уведомлений. В нашем случае, поскольку мы хотели бы знать, когда были внесены изменения в нашу электронную таблицу, мы выбрали бы «Все изменения внесены» и «Отправить по электронной почте сразу» .  

• Как только кто-то внесет изменения в вашу таблицу, вы получите уведомление по электронной почте об этих изменениях.

3. Использование инструмента проверки данных для защиты ваших данных в Google Таблицах

В Google Таблицах проверка данных позволяет вам устанавливать определенные параметры для чисел, дат и текста, чтобы предотвратить ошибки ввода. 

В качестве примера представим, что вы хотите, чтобы ваши ученики выставили желаемые оценки за экзамен в следующем семестре. Возможно, вы захотите добавить параметр проверки данных, который требует, чтобы все числа были от 0 до 100.

Пример 1

• Сначала нажмите «Данные», затем выберите «Проверка данных» .

• Появится всплывающее окно для настройки проверки данных. Сначала введите диапазон ячеек. В нашем примере это будет D5: D9 . 
• Затем настройте критерии проверки данных по своему вкусу. В этом примере будет установлено значение «Число» и «между» от «60» до «100» . 
• Затем вы можете выбрать «Показать предупреждение», которое показывает предупреждающий знак, когда люди пытаются ввести в ячейку что-либо, кроме чисел, или «Отклонить ввод», при котором в ячейку будет отклоняться ввод чего-либо, кроме чисел. 
• Наконец, вы также можете настроить текст справки по проверке, чтобы люди понимали критерии проверки данных.
• Когда кто-либо пытается ввести в выбранные ячейки что-либо, кроме чисел, появится текст справки по проверке.

Однако имейте в виду, что их не следует использовать в качестве мер безопасности, поскольку люди могут распечатывать, копировать, вставлять и экспортировать копии защищенных таблиц Google. Следовательно, делитесь Google Таблицами только с теми, кому доверяете!?